「ためる」「つなぐ」
みなさん、こんにちは。
私は弊社において
営業という仕事に就かせていただいてから
現在19年目になりましたが、
その間で直接お名刺を交換させて
いただいた方が約3300人いらっしゃいます。
うち約2000人が税理士先生です。
いまでこそ名刺管理ソフトという
便利なものがありますので、
アクセス権を有していれば
いつでもどこでも誰でも一瞬で
確認したい名刺にアクセスできる環境になりましたが、
19年前を振り返ってみると、
名刺は個々人の名刺ファイルに保管されており、
今考えると恐ろしいことですが、
それらの管理は各々の裁量に近いかたちで行われていました。
ひょっとしたら
紛失もあったかもしれません。
あるいは、
せっかくある担当者が
名刺交換していた先の実績があるのに、
別の担当者がその事実に気がつかずに
チャンスロスを起こしていた可能性もあります。
紙の名刺をファイリングして
担当者各自の引き出しに保管する習慣というのは
そのようなリスクと隣り合わせだということです。
厳密なルール化をしなくても
個々人の注意レベルである程度管理体制が保たれ
また、それらを簡易に行えるような
便利なシステムが存在していなかったため
無理もないことだったのかもしれません。
とはいえ、
一ビジネスパーソンとして
いただいた名刺という財産が、
個人に属しているのか組織に属しているのかを
問われたとしたら、
そこで選択肢を誤る方はまずいないと思います。
だからこそ、
名刺は個人として受け取りますが
会社組織としてまとめ、ためていくべきなのです。
たまった名刺は次のそのまた次の担当者へと
つなげられてこそ財産なのだと思います。
極めて基礎的な話ではありますが、
これは何も名刺に限ったことではありません。
お客様との面談内容、お預かりした資料、
自身が作成した企画書や提案書、運用ノウハウ。
これらは事実上個人管理のような状態で
運営されている事務所も少なくありませんが、
本来はすべて組織としてまとめるべき対象ばかりなのです。
一人の担当者が、
顧問先一社の業務をすべて完結する
ビジネススタイルの会計事務所が
全国に数多く存在しています。
それ自体を否定するつもりはありませんが、
もしそれらの情報が組織として
「ためる」「つなぐ」のカテゴリーから
完全に外れてしまったものであれば、
その運営方法は大いに問題があると言わざるをえません。
エスカレートすれば、
当然引き継ぎ時のトラブル発生件数を
増やす原因になりますし、
酷い場合には顧客の持ち逃げにもつながります。
だからこそ、
分業体制の確立や一定期間での担当交代が
理想ではありますが、
それが難しい場合でも、
とにかく記録を「ためる」
そして他に「つなぐ」を意識した
運営を行っていかなければならないのです。
私たちのグループでは、
基本業務としてそれらが最初から組み込まれているため、
その意義をわざわざ
問い直されるようなことはありません。
それらを実現させるために
自社でソフトまで開発しました。
詳しくはこちらから
https://nmc-ao.jp/service/shisyobako/
しかし残念ながら、
私たちがこのような業務体制を敷こうと
新しいルール作りを全国の会計事務所で
お手伝いさせていただくような場面では、
「所長に監視されるために、
なんでわざわざ私たちが時間を割いて
業務記録を残す必要があるのですか」
「誰が見るかもわからないお客様とのやり取りを
いちいち共有する必要って本当にあるのですか」
といった議論が沸き起こるのは日常茶飯事です。
その根底には、
顧客の情報が“組織としての財産”という認識が
欠落しているのかもしれません。
会計事務所によっては、
人の入れ替わりが多いところもありますが、
決して引き継ぎ目的だけの
業務記録の蓄積ではありません。
これから先、
一人一社の担当を完結できる
業務レベルを期待できなくなることは間違いないでしょう。
それはお客様先の
窓口担当者にも言えることだと思います。
組織としてきちんと「ためる」
そしてきちんと「つなぐ」。
とても大切なことだと思いませんか。
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