こんにちは！　廣田信子です。

 

過去の総会議案書・議事録、理事会議事録、長期修繕計画書、

販売時のパンフレット等々…

 

重要な図面や書類、歴史を知ることができる資料に、

すぐWeb上でアクセスできれば、

管理組合運営に役立つ分析が可能です。

 

コロナ禍の中で、時間があったので、

過去15年の電気料金、管理委託費等の使途別の金額の変化を

グラフにして分析した…という方がいました。

 

同時に、戸当たり金額も使途別に出して、

管理費という大雑把なくくりではなく、

具体的に、どういうサービスに戸当たり月額いくら支出しているかを

家計費の中で「見える化」してみた…と。

 

その方は理事ではなく、一般の組合員の方です。

 

コロナ禍で、将来の収入減に備える必要を感じて、

管理費が高過ぎないか検証しようと思った…といいます。

 

こういう分析は、仕事上慣れていて、

そんなに時間もかからなかったようです。

 

でも、それができたのは、

そのマンションでは、

当初から管理組合のイントラネットがあって、

すべての書類を組合員はWeb上で閲覧できるので、

 

分析に必要なデーターが

自宅に居ながらにして簡単に入手できたからです。

 

管理組合の重要な過去のデーターは、

ただ、なくさないように保管しておけばいい

というものではないと思います。

 

必要な時にすぐ取り出せて、

確認、分析ができてこそ、意味を持ちます。

 

「CD-R」にデーターを入れて、

書庫の引き出し入れておいたのでは、

あまり活用できません。

 

それに、役員が毎年変わる管理組合では、

図面や書類のファイルより、

小さい「CD-R」のケースの方が、

紛失する可能性が大きくはないですか？

 

私たちのマンションコミュニティ研究会も、

フォーラムの様子はビデオ撮影して「CD-R」に

データーを落としていましたが、

 

事務所や担当者が変わる中で、

実は、全部を探せなくなっています。

 

それに、「CD-R」は受け渡しもたいへんで、

記録はとってあるけど、

それを再生したことはない…と言うのが現状です。

 

最近は、

CDを挿入する場所がないパソコンも多いですから。

 

書類のデータ－保管も、

担当者の得意な保管方法がそれぞれあって、

なかなか統一できませでした。

 

USBに入れていたデーターも、

今でも生きているかどうかは…あやしいです。

 

最近、若い理事がコロナ禍の中で、

いろいろな試みを始めてくれて

ようやく、グーグルドライブでの統一的保管を始めました。

 

先送りにしていたこの問題を

何とかしようと思ったのは、

 

理事が誰でもアクセスできるようにしておかないと、

担当者に何かあった時に、仕事がストップしてしまう、

過去の記録が取り出せなくなるという危機感です。

 

これは、管理組合にも言えることです。

 

ですから、

電子化だけでなく、Web上で保管するということが、

役員が変わる管理組合のような組織においては、

とても重要だと思っています。

 

それで、今回のコミ研勉強会となります。

 

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テーマ：管理組合の図面や書類のWeb保管について

　　　　～新しくシンプルになったマンションみらいネットを使いこなす～

講　　師：（公財）マンション管理センター　企画部次長　平野功一氏

 

日　　時：9月19日（土）14:00～ 15:30　

開催方法：Zoom（ウェビナー）

 

対　象：マンションコミュニティ研究会　正会員、賛助会員

　　　　＊勉強会申し込みと同時入会できます。

定　員：90名

参加費：無料

 

くわしい内容、申し込みは↓

https://www.mckhug.com/blog/20200919

 

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（公財）マンション管理センターが運営する

「マンションみらいネット」は、

https://www.mirainet.org/

 

マンションの規模にも、利用する機能の内容にも関係なく、

年間利用料金2万円（消費税込み）とシンプルになったことで

問い合わせが殺到しているといいます。

 

この年間利用料には、遠い昔のものであっても、

A3判以下のすべての図書の電子化料金・保管料金も含まれます。

 

民間のサービスは、すぐに一方的に変わりますから、

急にサービスが中止になったり、会社が変わったりしますが、

 

国が指定する「マンション管理適正化推進センター」である

（公財）マンション管理センターなら安心だ

ということもあるようです。

 

私が個人的に、

「マンションみらいネット」が管理組合に向いていると思うのは、

 

新しい理事の方がわからないことがあったら、

直接電話でいつでも問い合わせができることです。

 

電話の先には、今回の講師の平野氏のように、

過去のいきさつからずっと知っていて

（新任の理事の方より、管理組合のことをよく知っているかも？）

丁寧に対応してくれるというところです。

 

それがないと、管理組合では、

なかなか継続ができないと思うからです。

 

まだ、勉強会の定員には少し余裕がありますから、

自宅から気軽に参加してみてください。

 

くわしい内容、申し込みは↓

https://www.mckhug.com/blog/20200919

 

 

 

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