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高槻支部主催 高槻市後援
マンション管理新聞1月15日第1126号Ｐ８に掲載
総会の議案書は、総会に向けて事前に区分所有者が
総会での議案書の内容を把握して総会での審議に
臨むための資料、または、当日出席できない区分所有者
に対して書面により議決権を行使するに当たり
事前に賛否を判断するための資料ということになる。
この点、区分所有法は、総会の招集に当たっては
所定の期限までに「会議の目的たる事項」を記した
招集通知を送付するものとし、形状または効用の著しく
変更を伴う共用部分の変更、規約の設定や変更等の
特別多数決議事項に限り「議案の要領」も
通知しなければならないとしています。
(区分所有法第35条1項、5項)
標準管理規約でも、会議の日時、場所及び目的を
記載した招集通知を送付するものとし、
区分所有法と同様に特別多数決議事項に関してのみ
「議案の要領」も通知しなければならないとした。
(標準管理規約第43条1項、4項)
この区分所有法や標準管理規約が規定する
「会議の目的」を「議題」とし「議案の要領」を
「決議内容の原案の要約したもの」と解すれば
例えば次年度予算の承認決議に関しては普通決議事項で
あり法令等で「議案の要領」まで通知することまで
求められていないことから
招集通知に「○○年度予算承認の件」などと記載が
あれば、別に予算案の書面などを添付する必要は
ないということになりそうです。
しかし、管理組合の総会では、当日出席ができず
委任状や議決権行使書により議決権を行使している
区分所有者も多くいるのが現状です。
このような現状の下では、当日出席できなかった
区分所有者にとっては、議決権行使書等により議決権を
行使する際には実際の具体的な予算案の内容を
知らないわけですから管理組合として有効な意思決定が
あったと評価することは困難になります。
そこで管理組合の総会での議案に関しては
法令等で定める特別多数決議事項だけでなく
その多くが、議案の概要をあらかじめ区分所有者に
示しておく必要があります。
(管理不全にならないため)
したがって、議題ごとにその議案の概要を示した
議案書を作成し、招集通知に添付するか
少なくとも、議決権行使書等の提出期限よりも前に
区分所有者に送付することが基本にすべきです。
