こんにちは、篠原です。

 

今日は『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』
という、タイトルのとおりメールについて
作業効率が格段に早くなる本を見つけたので、
紹介したいと思います。

 

「メールの書き方なんてわかってるよ」
という人も多いと思います。

 

でも、仕事でメールについて
教えてもらったことがありますか。

 

何が正しいことで、何が間違っていることか、
誰かに教えることができますか。

 

この本は、

 

これから初めて働く人、
自分のメールに自信がない人はもちろん、

 

仕事におけるメール処理について、
再確認したい人にもおすすめです。

また、メールの処理が速い人は、
仕事ができる人でもあります。

 

なので、ここに書かれている
メールの処理の仕方を、できる仕事の仕方へ
応用することもできます。

 

とても読みやすく、理解しやすい内容で、
今すぐ実践できるポイントが詰まった一冊です。

 

 

 

 

 

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』を書いた平野友朗さんについて

 

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』
を書いた平野友朗さんは、
ビジネスメール教育の専門家
として活躍されている人です。

 

メールマガジンが始まったころから
その可能性にいち早く気づいてノウハウを体系化し、
日本で唯一のメルマガ専門コンサルタントとして独立。

 

その後、ビジネスメールスキルの標準化を目指して、
日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げました。

 

すると、その開発した教育プログラムによって、
メールによる業務効率化や
メールの処理時間削減を実現することができた
という個人や企業が続出したそうです。

 

ウェブマーケティングの戦略立案や
メルマガ・ウェブサイトの改善を得意分野とされ、
多数の書籍も出版されています。

 

＂ビジネスメール専門家＂の話を読んで、
日々のメール処理を見直してみませんか。

 

sigoto

 

仕事が速い人＝メールが速い人

 

毎日メールがたくさん届く人は、
メールを速く、そして
うまく処理することのメリット
についてよくわかると思います。

 

ですが、
メールが処理できるようになったくらいで、
何かいいことあるの？

 

そう考える人もいるかもしれません。

 

メールをうまく処理できる力を
身につけることで、
どんなメリットがあるんでしょうか。

 

著者の平野さんは、この本を書くまでに
延べ1万通以上のメールを添削してきたそうです。

 

そんなビジネスメール添削のプロから見て、
優れたメールを書く人は、メールだけでなく、
仕事そのものを素早くこなしているといいます。

 

この本では、
基本的なパソコン操作能力の他に
次のような能力が、
メールをうまく処理するには
必要だといっています。

 

「文章力、語彙力、読解力、
要約力、段取り力、気遣い・配慮」です。

 

どうですか。
メール一つうまく処理するのに、
これだけの力が関係してくるんです。

 

これは言うまでもなく、
メール処理能力だけに必要な力じゃない
と思うんです。

 

これらはみんな
仕事そのものに必要な力じゃないでしょうか。

 

つまり、メール処理の能力を身につけることは
仕事ができる力を身につけることにつながるんです。

 

実際に読んだ人のなかにも、
仕事で使える、という感想も少なくありません。

 

 

ですが仕事上、メールの書き方を
一から教えてくれる職場なんてあるでしょうか。

 

誰も教えてくれないとしたら、
最初から知ってるほうが得じゃありませんか。

 

あれこれ悩まずに済みますし、
無駄な失敗も避けられます。

 

「先まわり」の力

 

意識的に経験を積めば、
仕事と同様、メールのやり方も
うまくなると思います。

 

例えば、僕の場合は、あいさつや言い回し、
わかりやすい情報の書き方など、

 

もらって良かったと思うメールを参考にし、
逆に、あまり良くなかったメールを反面教師にして、
自分のメールのやり方に取り込んでいました。

 

こんな方法で、改善していく人は
多いと思うんです。

 

でも、メールは誰かが添削してくれる
ということはほとんどないので、
この内容で良いのか、悪いのか、
もっと良いやり方があるのか、わかりません。

 

そんななか、この本を読んで、
最も勉強になったのは、「先まわり」の力です。

 

メールを書いていて、
あいさつや言い方、表現、レイアウトに
注意する人は結構いると思います。

 

でも、自分が書いたメールに対して、
その相手ならどんな風に返信してくるか、
先の先まで考えていますか。

 

この本では、
仕事が速い人とそうでない人の違いとして
一番のポイントは、
この「先まわり」の力だと言っています。

 

仕事が速い人は、

 

「頭の中で「シナリオ」を組み立てて、
仕事の全体像を俯瞰している」

 

「だから、どんなアクションも後手に回ることなく、
漏れなく対応できる」というんです。

 

もしかしたら、メールではなく、
他の業務ではこれができている人も
いるかもしれません。

 

でもその力を、メールにまで使っていますか。

 

そもそもメールの処理を速くするには、
全体的にやり取りの回数が少ないほうがいいです。

 

そうなると、
送った相手の反応・アクションを
想像することができるほうが
必然的にメールの処理も少なくて済みます。

 

相手のこと、先々のことが見えている場合は、
タイミングや要望をはずすことなく、
ムダなやりとりを省けます。

 

なので、メールを上手く処理する、
つまり仕事を速くするには、
この「先まわり力」を身につける必要があるんです。

 

相手が速く返そう、と思うメールを書くには

 

読みやすいメールは、
自分が読みにくいメールを参考にすれば、
何となくわかるかもしれません。

 

じゃあ、速く返事を返そう、
と相手に思ってもらえるメールは
どんなメールでしょう。

 

もちろん、見やすいメールや、
配慮・気遣いのあるメールなども、
速く返そうと思うかもしれません。

 

でも一番は、
「返事をすることにメリットのあるメール」だ

 

ということをこの本を読んで、
明確に意識できました。

 

だれでも利益があるほうが行動しやすい、
というのは考えればわかると思うんですが、

 

毎日の忙しさとメールの量に忙殺されて、
一番効果的なことを見失ってしまうと思うんです。

 

メールの相手は様々です。
お客様、同業者、上司、部下、別部署の人…

 

残念ながら、返信してこない人、
返信の遅い人に、
その理由を聞くのは難しいです。

 

そして、さらに平野さんによれば、

 

「面識のない相手から返信をもらうのは、
難易度の高い作業」だといいます。

 

そんなすべての人から
素早くきちんとメールを返してもらうには、

 

「読みやすい」「判断しやすい」
「用件がわかりやすい」ことに加え、

 

「返信するメリット」がわかるメールを
相手に送らなければいけないんです。

 

またメールだからこそ、
聞きづらいことを相手に尋ねることができる、
ということもあると思いますが、

 

そんなときも、
どうしてそれを教えることがメリットになるのか、
その点について、伝えるメールでなければならない
といいます。

 

相手にメリットがあることを
伝えられるメールが書ければ、
それは速く返信を得られるメールになるんです。

 

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』書評まとめ

 

この本では、他にも、
言葉の使い方や見やすさ、タイミングなど、
ビジネスメールを処理する上での
ポイントについてたくさん触れられています。

 

仕事でメールを書くというだけの作業が、
本来どれだけ能力を必要とするものか、
この本を読めばよくわかると思います。

 

これから仕事を始める人には
とても参考になる一冊ですし、

 

すでに自分流のメール処理法がある人には、
この本の内容と照らし合わせてみて、
より良い情報が得られるかもしれません。

 

また、この本で平野さんはぜひ

 

「周囲の人とメールについて考える機会」
をつくってほしいと言っています。

 

メールには必ず相手がいます。

 

自分ひとりだけが改善するよりも、
例えば、同じ部署の人などと話し合い、
まわりの人みんなが改善するほうが、
効果は何倍にもなります。

 

この本を読んだ人のなかには、メールの書き方について、
全員で共有する良さ、また＂あの人に読んでほしい＂
というような感想を持った人も多いようです。

 

 

 

他の人にその術を教えるためにも、
この本はきっと役に立つと思います。

 

ぜひ読んで、優れたメールで仕事ができる人に
なってください。

 

P.R.5000人以上が学んだ速読術


僕は小さい頃から本を読んできませんでした。


 

そのせいでコンプレックスを抱えたり、
仕事ができなかったり、
コミュニケーションに難ががあったのです。


 

そんな僕が、速読法に出会って
読書をするようになってから、
あっさりと成功することができました。


 

いまは経営者として活動したり、
セミナーにゲストに呼ばれて講演をしたり、
教養人と一緒に仕事をしたりしています


 

その経験から、才能に恵まれなかったとしても
本を読んで知的好奇心のままに過ごせば
誰でも自分を変えられると信じています。


   

そして、読書家が少しでも増えれば、
一人一人の知識の総量は増え、
世界はもっと良くなると本気で思ってます。


 

その理念から、僕がどのように速読に取り組み、
ゼロからスキルを磨いていったのか、
その成功体験を一つの書籍にまとめてみました。


 

電子書籍は、これまで5000人以上が読んできました
この書籍に出会って成功した人も大勢います。


 

難しい言葉は極力使わずに、
２０分程度でサクッと読める内容に仕上げています。
もし興味があれば読んでみてください。


 

→「成功を掴む読書法」を読んでみる


 

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