送付状で一枚,一通,一部,一式!?使い分けはどうする?/添え状

私は郵送での書類のやりとりが多いので、よく送付状(添え状)を作成します。

送付状を作成していて、ふと、ペラッと1枚だけの場合は、「1枚」なのか、「1通」なのか、「1部」なのか迷い、枚・通・部の使い方を調べました。

ビジネス文書の数え方

ビジネス文書の数え方として、「枚」「通」「部」などがあります。

送付状では「一式」もよく使いますね。

突然ですが、ここでクイズです。

クイズ:  「枚」「通」「部」「式」の中に仲間外れがあります。それは何でしょうか!?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

正解:「式」

理由:　必ず「一式」となり、「二式」「三式」のように増えることはない。

　　　　漢数字のみであり、「1式」となることもないから。

ですから、「一式」は、数え方の種類ではありませんね。

職場の先輩が、うっかり2セットの意味合いで、「二式」を使っていたことがあり、驚きました。

なぜ「二式」ではおかしいのか、納得の理由はここで紹介しています。↓

一式 二式 三式なんて言い方はナシ!契約書や見積書の”一式”の使い方

送付状とは

まず、基本的なところとして、送付状とは一体、何でしょうか。

FAXや郵便物などを送る際に、宛先や枚数などを記載して加える書類です。

添え状、送り状、カバーレター、挨拶状といった呼び方をされる場合もあります。私が出版社でアルバイトをしていたときはFAXの送付状について「頭紙」(あたまがみ)と言う編集者が居て、私もそのクセがついているのですが、今は、あまり聞かないですね。

「FAXに頭紙はなくて結構です」と言ったりしていました。

　どんな呼び方であれ、送付状の役割は、「書類の概要をわかりやすく示して、枚数に漏れがないことを防ぐこと」です。

就職活動で履歴書を送付する際には、送付状をつけるのが「マナー」と言われていますが、企業間のやりとりでも、書類を送付する際は、送付状をつけるのが礼儀ですね。

「枚」「通」「部」「一式」の使い分け

では、送付状に「1枚」とすべきか「1通」とすべきか迷ったことはありませんか。

どのように使い分けたらいいのでしょうか。

		例
枚	文字通り、紙が1枚の場合	紙１枚で成立する文書： 領収書、宣伝チラシ、各種届出書など
通	1枚の場合でも、複数枚の場合でも、それで一括りになるもの	手紙としての要素を含む文書： 案内状、送付状、挨拶状、見舞状など
部	同じものが複数あるうちの1つ。 1部は、1枚の場合もあれば、複数枚の場合もある。	複数枚から構成された文書：提案書、報告書、パンフレット、契約書、見積書、議事録など
一式	内容の種類が違う書類が複数あって、それで一つになっている場合	「見積書+カタログ+注文書」「許可証+申請書+添付書類」をあわせたものなど

電子メールのような、電子文書も「通」で数えます。

しかし、電子メールを紙にプリントアウトしたものは「枚」で数えることになります。

わかりやすいのは、実は「枚」かも

「上記書類の写し　　各1通」

という書き方をすることもありますね。

でも、正確に「枚」と書いたほうが、受け取るほうはわかりやすいかも知れません。

ただ単に「1通」とあった場合、もし書類の欠落があっても、その文書全体が何枚で構成されているのかが分からなければ、受取手は気づかないわけです。

FAXに記載されている通し番号のようなものがあればわかりますが。

　「枚」と記載したほうがわかりやすい書類もあるし、「通」のほうがわかりやすい場合もあるので、それは臨機応変にしてはいかがでしょうか。

最後に

「一式」と書くのは楽です。

「枚」や「通」だと、正確に数えて記載しなければ、うっかり間違えることがあるからです。

「一式」なら、1、2枚の数え間違いが生じることもないですしね。

しかし、送付状の役割は、書類の受け渡し漏れを防ぐことなので、手抜きするより、その目的を達成できるように配慮するのがいいのではないでしょうか。

丁寧に何枚(何通)あるのか記載するようにすることをオススメします。