どうも、橋本（@Abhachi_Graphic）です。
日々お仕事をしていると、ありがたいことに様々なお問い合わせや営業メールをいただきます。
ただ中にはちょっと困るパターンのお問い合わせもあります。決して特定の担当者様に文句を言いたいわけではなく、自分が逆の立場になったときに気をつけようという備忘録です。
ちなみにぼくはメールの文章を考え込んで時間を使う割に2~3行ぐらいで送ってしまうのでいつも反省してます。もっと即レス心がけます。ほんとすいません。
結局何を検討すればいいか分からないパターン
何かをご提案いただくメールに多いパターンです。
会社の事業内容や業績などを細かく教えていただけるのですが「興味があればよろしくお願いします」という感じで締めくくられていると、最終的にどういう判断をして、どういうアクションを起こせばいいか分かりません。
また提案を呑んでもらうことによる相手のメリットを少なからず提示できているといいですね。
相手の理解度に合わせていない
送る側は自分のコンテンツやサービス内容について熟知しているのが当たり前ですが、当然受け取り側は送り手が誰でどんなことをしているのか一切知らないものと思った方がいいでしょう。どんなジャンルかも分からないのにサービス名だけ伝えらて話を進められることもあります。
すべてを理解してもらう必要はありませんが、簡潔にでも相手に理解してもらおうとすることは不可欠です。
長すぎて本題がどこか分からない
前置きが長かったり、3~4個の話題が一通のメール内にあるとどこが本題か分かりません。受け取るメールの数が多いと、すべての文言を一言一句すべて読んでしっかりと理解するワケにもいきません。
自分がメールする際もできるだけ文章は短く要点をまとめて、どうしても長くなるときは最初か最後に本題をまとめようと思います。
候補日がない
打ち合わせなどを提案してくださるときに、候補日や場所を僕の都合に合わせようとしてくださいます。とてもありがたいのですが、よほどスケジュールが埋まっているときでないと逆にいつを提案すればいいのか分かりません。晩ご飯なんでもいいよって言われると何を作ればいいか分からない状態です。
なので「例えばこの日付でこのへんでの打ち合わせはどう？」と仮でも具体的に言ってくだされば「それでOKです！」で済むときもありますし「その日はダメなので翌日に」と判断が付きやすくなります。
レスが遅い
ぼくです。すいません。
返信が遅いと「何の件だったか」を思い出すところからになるので余計なリソースを割くことになります。
すいません。気をつけます。
まとめ
僕自身レスが遅くて文章もうまくないのでメール対応では反省しっぱなしです。
たくさんメールをいただくうちに「メールは短く要点をまとめるべし。提案したいことがあれば相手のメリットと何を判断すればいいかを明確にするべし。」ということを学びました。自分がメールをするときにも気をつけます。ほんとすんません。
