忘年会の当番が回ってきて慌てている方もいると思います。
中には、ちょっとした魂胆を考えている幹事さんも・・・
ちょっと気になる人の横に座れればラッキーだったり、嫌な上司から離れた所に座りたいと思っている事も自分で決めれます。
ですので、計画は大変かもしれませんが、楽しめることも有ります。
ここでは、忘年会の当日までの段取りと当日の段取りを取り上げました。
少しでも参考になればと思います。
忘年会で幹事がする準備と段取り
場所のセッテイングと料理の内容がポイントになってきます。
また、上司から幹事と言われて、何でも自分の思うような所で開催してしまうと後で、大目玉を食らうことも有るので
上司に相談をしながら決めて行くのが大事です。
具体的に何から考えるかですが、
①日時
会社の業務形態によって違って来ますが、会社が休日になる前日あたりが好まれます。
また、土日の休日になる会社等が多いので、早めに予約をしないと会場が無い事もあるので早めに動きましょう。
②場所
交通の便の良い駅前がお勧めでありますが、マイクロバス等での送迎を無料で行ってくれる所も有るので、少し遠方でも開催できます。
③予算
5,000円から6,000円くらいが多いようですが、各団体の都合によって決めれば良いです。また､飲み放題があれば幹事さんは追加の飲み物代を考えなくてすむので気楽に精算できます。
④人数
当日までに大幅な増減が無ければ良いですが、会場の広さも考えてある程度の正確な人数を把握しておくこともポイントです。
⑤料理の種類
鍋、中華等様々ですが上司の好みを考慮しておきましょう。
⑥飲み放題の有無
大量に飲みたい人がいると、このプランにしておくのがお勧めです。
⑦二次会の手配のしやすさ
一次会では終わらない忘年会ですので、次の会場が近場にあれば楽に出来ます。
⑧取引先の関係
ポイントです。
取引先の関係を考えながら進めて行くのが、後ほど大目玉を食らわずに済みます。
例えば、何かしらの商品をそのお店に卸しているなどの時などには、考慮しておきましょう。
忘年会幹事の確認する事
忘年会の日時場所が決まりましたら、予約先からFAXでも良いので予約の確認書をもらって置くの事も必要です。
年末の一大行事ですので漏れがあっては困るのも理由です。
この時期は、何処の店も忙しく予約等を取っているので、お店の中では予約が落とされてしまうこともあります。
小さな店舗では、管理者がしっかりされているようですが、従業員やアルバイトが多くいる店舗では、受けた受けていないと後ほど問題になっているところも有るのですので、予約の確認することはとても重要です。
もし、予約の落ちがあったら次の手を早急に打ちましょう。
また、お酒等は実費か飲み放題の確認もしておきましょう。
忘年会幹事の当日の挨拶
いよいよ当日を迎えたら、幹事さんは他の皆さんよりは早めに会場に着くようにしましょう！
最初に宴会場に着いたら、席の着順や着座場所を確認しましょう。
（くじ引きで席を決める会社もあります）
忘年会当日の進行は下記の例を参考すると良いでしょう。
1.忘年開開始の挨拶（幹事：手短に）
2.挨拶（社長や上司他）
ご厚志をいただいている場合に紹介をおこなう
3.乾杯（社長等の上司）
4.出し物（宴会芸）
5.中締め（社長以外のお偉いさん）
6.本締め（社長以外のお偉いさん）
会社によって違いがありますが、このような順番で進んでいきます。
まとめ
幹事さんが準備から当日に行う段取り等の流れをお伝えしてきましたが、社風によって挨拶を誰がするか決まっている会社もあるので上司に相談するのも大事です。
特に、前年度幹事をされた先輩は、後輩が聞いてくるのをまっている方もいます。
このような事を確認しながら進めれば、平穏無事に忘年会当日を迎えられます。
是非、楽しんでみてください。