仕事の出来る人は、みんな柔軟性があります
仕事の出来る人は、みんな柔軟性があります
仕事の出来る人って、どんなイメージがありますか?
仕事をテキパキと終える人やお客様と上手に会話する人もそんなイメージがあります。私の周りにも、そんな人がいますが、私が総合的に考えると、柔軟性がある人だと思います。
仕事の出来る人の行動
仕事をやっていると、数々の困難な壁にぶち当たると思います。普通の人は、その壁を乗り越える為に、とことん原因を調べるのではないでしょうか?
私もこのタイプです。原因が分からないと気になって気になって。
この壁を乗り越える為、問題となる原因を取り除いて、きちんと進んだ時は、嬉しくてたまりません。しかし、その原因を取り除く為に、何時間も時間を割いたりするので、非常に効率が悪いです。
一方、仕事が出来る人は、ある程度、突き詰めても壁を乗り越えられない場合、全く異なる方法で壁に当たらない様に、方向を変えます。
この様な柔軟性がある人は、仕事が出来る人ではないでしょうか?。
柔軟性を高めるには
では、どうやって柔軟性を高めるかですが、それは情報収集能力ではないかと思っています。
上記の様に大きな壁に当たった場合、状況を把握して、どの様な回避方法があるのか、まず見極める必要があります。
そして、収集した情報から、持っている情報を照らし合わせ、どの方法で回避出来るか選択し判断します。
持っている情報がどれだけ多いのかで回避方法案の数も異なると思います。
よく「引き出しが多い」と言う言い方をすると思いますが、これは「情報が多い」と言う事と同じだと思います。
情報収集能力を高めるには
昔の上司が言っていた事ですが、情報収集能力を高めるには、情報が集まる仕組みを作る必要があると言っていました。
その時は、すぐに理解出来ませんでしたが、最近は少し分かる様になってきました。
仕事の場合では、定例会議を自ら設けて業務の最新状況が分かる様にする事ではないかと感じています。
会社の外では、皆様のブログを購読する事で、知的な情報が集まってきます。ブログを購読し、しっかり読むと相当な時間を要します。しかし、それと引き換えに数多くの情報が入ってきます。
皆様のブログを拝見し、得た情報で飲み会のネタにした事もしばしば。話題が止まった時に、ふとブログで読んだ事を思い出して、ネタとして振るだけでも、沈黙の時間がなくなります。仕事が出来る営業マンは、いつもこんな感じなのではないかと思っています。
まとめ
仕事で困った時でも、一つの事に執着せず、柔軟に立ち回ってくれる人って、概ね仕事が出来る人が多いと思います。
一つ間違えれば、適当な人と思われてしまいますが、やはり引き出しが多い人の方が、上手く立ち回れるのではないかと思います。
なかなか仕事の中で、必要な情報を収集する事は難しいですが、何事にも興味をもつだけでも情報が記憶として残るのではないでしょうか?
改善活動で重要な事は、現状把握です
改善活動で重要な事は、現状把握です
日本の企業の特徴だと思いますが、改善活動が頻繁に行われていると思います。
有名な所では、トヨタ自動車が挙がると思いますが、「カイゼン」と言う言葉が、海外でも通用するほどの様です。
改善・改善と言われても、何から改善すれば良いのか、正直何処から手を付ければ良いか分かりませんよね。
改善の第一歩は現状把握
改善は本当に難しいと思います。誰もが今がベストと思って仕事をやっていると思います。逆に改善ポイントが分かっていて、そのまま作業を進めているケースがあれば、それを改善すれば良いだけだと思います。
一般的な場合は、何をどう改善すれば良いか分からないケースが多いと思います。
そんな時は、現状把握を行い、数値化する事から始めます。
例えば、1日のうちに、何にどれだけの時間を費やしているか、把握していますでしょうか?
ある工場の改善活動をお手伝いする機会がありました。工場は、1円のコストを切り詰めてコストダウンして利益を出しています。
そんな時に、作業者の1日の行動を全てストップウォッチで計測すると言う事をやりました。約1ヶ月計測して見て判明した事は、「段取り替え」に一番時間を要している事が判明しました。
段取り替えとは、生産ラインで作る製品に合わせて、部材や製造機械の治具の変更や装置の設定を替える事を指します。その中でも治具の変更が一番、時間を要していました。と言う事は、ITで段取り替えを最小限にする様にシュミレーションして、物の流し方を変えれば無駄な時間を最小限に出来ると言う訳です。
少し分かりやすい様に書きましたので、そんなの当たり前と思われるかもしれませんが注目すべきは、現状把握する事で改善点が見えてくる事です。
現状把握ができれば、改善点が見えてくる
現状を把握して、数値化する事が一番重要です。
なぜ数値化が重要かと言いますと、それは誰もが同じ目線で理解出来ると言う点です。
私も得意ではありませんが、改善活動する場合は、数値化する様に心がけています。
例えば、人間ドックを思い出してください。血液検査の採血すると思いますが、「ドロドロ」ですねと言われても、先生はそう思っても自分はそうは思わないかもしれません。こんなの「サラサラ」な血液と思えば、健康に気を付けれないですよね。
中性脂肪の基準値は30〜149mg/dLとなっていますが、この値から、どれだけはみ出ているか分かった方が危機感が分かると思います。例えば、150mg/dLだとしたら、あと少し努力すれば良いですし、180だとしたら、相当頑張らないといけないと分かると思います。
あとは、糖質制限やコレステロールを取らない様に食事制限する事が改善点として見えてきます。
この様な感じで現状把握して、数値化する事で改善点が見えてくるはずです。
まとめ
人間ドックがみじかで分かりやすいと思いますが、現状を把握して、数値化する事で改善点は見えてきます。
極端な話ですが、中性脂肪が悪い場合、食事には気をつける必要がありますが、アルコールは問題ありません。中性脂肪だけ引っかかっているのであれば、少々のアルコールを飲むのは問題ないと思われます。
こんな身近な所でも、現状把握して数値化しています。この様な考え方を仕事に取り入れて見ては、いかがでしょうか?きっと、今の仕事がよりよくなると思います。
継続は力なり、これは何でも当てはまります
継続は力なり、これは何でも当てはまります
何か継続している事はありますか?
もちろんブログを書く事はあると思います。それ以外にもあるでしょうか?
私は飽き性なので、あまり継続してやっている事は少ないです。新しい事が好きなんです。しかし、継続すると言う事は、良い事ばかりだと思います。
継続の優位性
何が一番継続出来る確率が高いかと言えば、やはり趣味だと思います。
趣味は、一般的に自分の好きな事をやるので、一番継続性が高いと思います。
ただ、趣味はお金が掛かるのがネックですが、好きで継続するので、上達します。私は皆様の趣味性のブログを拝見していて、いつも思うのですが、上達する事でブログに書く事も出来ますし、人に教えることも出来るので、何事も継続することが必要だと感じています。
やはり人に教えることが出来ると言う事は、良いですよね。継続して上手になり、自分しか知らない事をブログで公開出来るなんて、素晴らしいと感じます。
下手でも継続すれば上手になる
何事も最初は、誰でも下手だと思います。
例えば、最初の頃のブログ記事を読み返してみると、とんでも無い記事が多く、恥ずかしい状態です。
もちろん、まだブログについては、まだまだですが、最初よりは上手になっていると思います。これが継続力だと思います。
仕事でも同じ事が言えます。
今の仕事を始める時は、キーボードもまともに打てない状態でした。SEなのでプログラムが書けないと話にならないですし、システムを作り上げないとお金にもなりません。
しかし、入社当時は全くそんな事は出来ませんでした。それが、いつの間にか出来る様になりました。
何事も3年はやらないと
本気で物事をやるには、3年の継続が必要でしょう。
「石の上にも3年」と言う言葉があると思います。この言葉は、よく知っていると思いますが、辛くても我慢して続ければ、いつかは成し遂げられる事を意味しています。
でも、3年も継続するのは、本当に難しいと思います。
ブログの例で言いますと、有名はブロガーの記事を読んでいると、何年も継続している方が多いです。
しかし、途中で更新が止まっている期間もあります。それだけ、ブログを継続するのは難しい事になります。
専業ブロガーであれば時間があると思いますが、兼業ブロガーであれば、時間を確保する事が難しいでしょう。これを乗り切るには、相当な体力と精神力が必要になりますね。
これを乗り越えれば、専業ブロガーとして生計を立てる事が出来るのだろうと思っています。
まとめ
私は継続してやっている事は少ないですが、継続してやる事は素晴らしいと思っています。
やはり、継続出来た時には、自信になりますし、相当な力になっているのでは無いかと思います。
ブログも毎日更新に囚われず、薄く長くやる方が良いのでは無いかと最近は思っています。皆さんも、仕事の関係でブログの継続は厳しいと思いますが、辞めるよりは薄く長くやった方が良いと思いますので、これからも継続しましょう。
危機感を共有しないと、仕事も上手く行かないのでは無いでしょうか
危機感を共有しないと、仕事も上手く行かないのでは無いでしょうか
新型コロナウィルスの影響で、外出ができません。関東圏では土日の外出自粛が言われています。
しかし、ニュースを見ていると、若い人が多いと思いますが、あれだけ言われているのに平気で人が渋谷とかに集まっています。
もちろん、いつもよりは少ないと思いますが、まだまだ人が多いのでは無いでしょうか?私も今日は大人しく引きこもりをしていますが、確かに外に出たい気持ちは理解出来るのですが、危険では無いかと思っています。
感染病としては、スペインかぜぐらいになるのでは無いでしょうか?スペインかぜは人類史上最悪の伝染病と言われており、5億人が感染し、約1億人が死亡したとも言われています。1918年に流行したとの事ですので、もちろん私達はその頃は生まれていませんが、それに迫る勢いだと思います。
経済的には、リーマンショック以上になるのでは無いかとも言われており、相当な危機だと思っています。
危機感の温度差
政治家や専門家が毎日、外出自粛を呼びかけていますが、海外の様に強制力を使う事が出来ないので、限界があると思います。
しかし、Youtuneで海外で新型コロナウィルスに感染した人をみると、本当に苦しそうです。当たり前ですが、肺炎なので空気が吸えないから、相当苦しいと思います。
そして、その病気が簡単に感染する事です。こんな病気が身近にあり、直す薬も無いのは非常に危機では無いでしょうか?
この危機が全国民と共有出来ておらず、非常に温度差があるのでは無いかと思います。
同じ様に、仕事でもやはり危機感の温度差が、どうしても発生してしまいます。経営者が考える危機感は、やはり社員には適切につたわりません。
本来ならば、危機感を共有し、温度差を無くせば、様々なシーンで大きな力となると思いますが、なかなか難しいと思います。
危機感の温度差が発生する理由
仕事のシーンで何故、危機感の温度差が発生するかと考えた場合、情報格差があるのでは無いかと思います。
例えば、経営者であれば、会社全体の売り上げや収益を理解しています。また、借入金の返済額も理解していると思います。
しかし、社員は自分の部署の売り上げや収益などは理解しているケースは多いと思いますが会社全体と言うと、把握されている人は少ないのでは無いかと思います。
自分の会社が何処の銀行からいくら借入があり、返済額がどれぐらいなのか知っている社員は一部ですよね。
今回の新型コロナウィルスの影響で、何処の会社も損益が悪くなるのでは無いかと思います。どう考えても、人が動かなくなりますし、海外でも同様であれば、損益が悪くなります。
しかし、経営者が持っている情報を全て社員と共有すると、不安感を煽るので、なかなか説明する経営者はいないと思います。
危機感=不安感となるので、全て持ている情報を伝える事も難しいと思いますが、やはり情報共有しないと、危機を脱出するのも難しいです。
危機に応じた情報公開
今回の新型コロナウィルスの情報について、やはり全てが公開されている訳では無いのでは無いかと思っています。もしくは、若い人にも納得する様な形で情報公開がされていません。
海外では、若い人でも感染している様ですが、報道では若い人はかかりにくいと報道されています。こんな余計な事を言わなければ、良いのにと感じています。
本来ならば、それほどの危機なので、海外の事例を含めてもっと情報を公開すべきだと思います。
仕事でも経営者が知っている情報、管理職が知っている情報、社員が知っている情報と情報レベルが異なっています。
しかし、情報レベルが異なると、危機があった場合、そんな事知らなかったと言う感じになります。私は持っている情報はなるべく広く公開すべきと思います。
まとめ
社員も情報が入れば、危機を乗り越える為に、最大限の行動を起こします。
社員が100人いれば、100通りの知恵が集まる訳ですから、偉い人数人で考えた事より、より良い危機打開策も出るはずです。
危機とまでは言えないトラブルは、大なり小なり発生すると思います。その様な時こそ、危機感を公開して共有しないといけないと思います。
今回は新型コロナウィルスの状況を見て、危機感の共有について考えて見ました。早く収束する事を願っています。
仕事の細分化で早く仕事を終わらせましょう
仕事の細分化で早く仕事を終わらせましょう
仕事には、時間が掛かるものがあったり、すぐに終わるものもあります。時間が掛かるものほど、なかなか手を付けずに放置したりする傾向だと思います。
例えば、私の仕事の中で、数ヶ月先が納期になっていたりすると、どうしても「まだまだ時間がある」と考えてしまいます。
時間があると考えると、なかなか手を付けず、忘れてしまったケースもあり、納期ギリギリで、焦って対応して品質も悪かった場合もあります。時には徹夜で対応したりするケースもあると思います。
仕事のやり方は試験勉強のやり方と同じ
最近、仕事のやり方は勉強のやり方と似ているのでは無いかと思っています。
試験勉強と言うのは、ゴールがテスト日だとすると、それに向かって勉強しますが、試験前日だけ勉強しても頭に入りません。
皆さんは、どうやって勉強しましたか?
大学入試だとイメージしにくいですが、小学校や中学校の時は先生から試験日が告げられます。そして、教科毎に勉強箇所を細分化して、勉強スケジュールを立てると思います。
そして、試験前日は全ての見直しや総復讐を行ったのでは無いでしょうか?
(賢い人は、もっと効率よく、毎日学習しているから、こんな事は不要かもしれませんが一般的には、こんな感じかなと思っています。)
これを仕事に置き換えると、ゴールが納期で、大きな仕事を細分化して、それぞれにスケジュールを立てます。
納期前は、総チェックしたりして、動作確認や品質チェックして出荷するのでは無いでしょうか?
よく考えると似ていませんか?
勉強や仕事は細分化がポイント
ここでポイントは、どこまで細分化出来るかと言う事だと思います。
ここでは細分化したものをタスクと呼ぶとします。
仕事をタスクに分解する事で、仕事の全体像が見える事になります。仕事の全体が見えると、作業量も見えてきます。
作業量が見えてくると、何時までにそのタスクを終わらせないといけないのかも分かってくるはずです。
試験勉強を思い出してください。教科書をページ毎に分けて、今日は何ページまでやらないと間に合わないなんて事ありませんでした?
これは、勉強の全体像・総量が分かっていて、ページ毎に細分化していた事になります。
私たちは小さい頃から、勉強と言う仕事を細分化していた事になるのでは無いでしょうか?
細分化するメリット
仕事を細分化してタスク毎にする事で、タスクが未実施なのか完了しているのかを明確に出来ます。
なので、未実施部分が分かるので、あとどれぐらい時間が掛かるのか、間に合うのかも検討しやすいと思います。
もし未実施タスクが多いのであれば、チームの他の人に依頼する事も可能だと思います。リーダーも全体を見渡して、コントロールしやすいはずです。
間に合うのであれば、仕事は早めに切り上げて帰る事も出来ます。また、全体が見えているので、仕事を前倒しで完了させる事も可能になるのでは、無いでしょうか?
試験勉強であれば、前倒しを行い、復讐や見直しの時間を多くとる事も可能です。仕事であれば納期前に出来あがれば、みんなが喜ぶのでは無いかと思います。
まとめ
高校生の娘の期末試験の状況を聞いて、仕事と一緒だなあと思いました。学校から帰ってきて、今日やるべき細分化された勉強範囲(タスク)をリストアップしています。
そのリストアップしたものが全て完了しないと寝る事が出来ないルールの様です。早く終わらせると、ゆっくり休憩したり、早く寝たりしています。
親が教えた訳ではありませんが、仕事のやり方と似ていると実感させられました。小さい頃からやってきた手法をいつの間にか、忘れてしまっています。
仕事を細分化して、全体を把握する事で仕事の調整が可能となります。タスクを早めに終わらせ、早く家に帰りましょう。人間には休息が必要です。
メールの書き方のコツは目的と結論を最初に書く
メールの書き方のコツは目的と結論を最初に書く
仕事でもプライベートでも、メールを書く事は沢山あると思います。皆さんは何に気をつけて書いているでしょうか?
今回は、私がいつも気をつけているメールの書き方を記事にしたいと思います。
(メールに限って、記事にしますので、それ以外には当てはまらないと思いますので、注意して下さい)
私のメールの量
一時期、多い時では1日500通前後のメールが届いていました。最近は、業務内容が変わり、随分減りましたが、それでも100〜150通ぐらい届きます。
現在は、数が減ったので、きちんと熟読出来ますが、1日500通もあると、正直きちんと読むことは時間的に厳しいです。それでも、相当な時間を使ってしまいます。
ざっくりの感覚ですが、上司や関係者からのメールが30%、メルマガや営業メールが10%、その他は、職業柄システムから配信されるメールと言った割合です。
メルマガや営業メールは、そのままゴミ箱でも問題無いのですが、 上司や関係者からのメールやシステムから配信されるメールは読み落とすと大変な事になります。
例えば、上司や関係者からの依頼メールであれば、何らかのアクションが必要ですし、私がボールを持ったままですと、業務が遅れる可能性もあります。
また、SEと言う職業柄、システムから配信されるシステムをきちんと目を通していないと、重大な障害に繋がる可能性があります。
しかし、1日に500通のメールが届くと、そんなに読む時間が無いですし、帰る間際に全部読んだとしても、もちろんアクションが遅くなる訳です。やはりきちんとしてメール対応が出来ません。
年齢を重ねると、関係者も多くなり、メールの量が多くなる傾向だと思います。皆さんの上司や先輩は、数多くのメールが届いていると思いますが、やはりきちんと読めている人は少ないと思います。
私はよくこんな事がありました。メールを送っても返事が無く、無視されたかなと思い、直接上司に「メールで依頼したのですが」と言うと、「あれ何時送った?」なんて言うやり取りがよくありました。
長文は読まない傾向
上記のような感じで上司や関係者とメールのやり取りをしていても、きちんと返事が来ない事もしばしば。
一時期は、返信が無いのは、その上司や関係者が悪い。仕事が遅れても、上司や関係者の責任と思っていた時期もあります。
しかし、そう思っても、結局尻拭いするのは自分で痛い目に合うのも自分と気付きました。
そして、自分の行動を考えてみると、基本的に長文は読まないと言う事に気付きました。本来は読むべきですが、読む時間が無いので、基本斜め読みです。
最初の2〜3行目は読みますが、それ以降は気になれば読みますが、基本読めていないです。
同じように、添付ファイルは基本、開かないと言う事に気付きました。
読んでもらうには結論を最初に
それでは、どうすれば良いかですが、きちんと読んでもらうには、目的と結論を端的かつ最初に書く事です。
判断をして欲しいのか、相談に乗って欲しいのか、依頼をしているのか、目的を明確にすると良いと思います。
やはり目的と結論が最初に書いてあると、長文でも読まないといけないと考え、読んでしまう事もあります。
ただダラダラ書いてあるメールは、やはり全部読み込み、考えなければなりません。
このような場合は、やはり時間が無いので読みたく無いと思います。
まとめ
私はこのように、メールの冒頭に目的と結論を書くようにしています。この様に心がける様になってから、メールスルーは少なくなりました。
確かにメールでお願いしていて、適切に対処していない方が悪いと思います。しかし、相手が悪いと言っても、最後は自分が不幸になるケースもあります。
自分が不幸にならない様に、メールの書き方も工夫する事が必要だと思います。もし、他に気をつけている事があれば、コメントで教えていただけると嬉しいです。
エンジニアでもコミュニケーション力が重要です
エンジニアでもコミュニケーション力が重要です
業種により、異なるかもしれませんが、営業職があったり事務職や技術職があったりします。あと、サポート職もあります。
その中で、私もやっている技術職に付いて、記事にしたいと思います。一般的な技術職のイメージって、どんなイメージでしょうか?
技術職(エンジニア)は無口
私が知っている限りの話になりますが、基本エンジニアは無口です。一人で黙々と仕事をやるケースが多いです。
私も若い頃は、デスクで黙々と仕事をやって、「話しかけるな」オーラを大量に出していました。
今では、スマホに電話がかかってきたり、固定電話でも発信元の電話番号が分かる仕組みがあったりするので、誰が電話をしてきたか分かります。時には無視も出来ます。
しかし、昔はこんな仕組みが無かったので、一旦電話に出ると30分とか1時間とか電話対応が必要になるケースもありました。
今では、電話番号を見て、電話に出ないケースも多いのでは無いでしょうか?私は忙しい時には、気づかないフリも時にはします。
この電話対応が一番イヤでした。それは、仕事を邪魔されて、今までやってきた事が分からなくなる為です。
最近の若い子を見ていても、やはり私の若い頃と同じで無口が多いです。1日の中で昼食時以外は、誰とも話をしない子も数多くいます。もちろん、打ち合わせ等があれば会話しますが、それ以外は全く誰とも会話しません。
無駄な話は必要最小限で良いと思いますが、営業職の部署と比べたら、全く異なる雰囲気です。ひと昔の営業職の部署は、頻繁に電話が鳴っていましたし、大きい声で誰かと話をしています。それに比べたら、技術職の部署では、「シーン」となっています。
しかし、いくらスキルがあっても、会話出来ないと困難なシーンも数多くあります。私は30才台になり気付きました。
その1:無口ではストレスが貯まる
エンジニアは基本、無口で黙々と仕事をやっていますが、意外とこれってストレスが溜まります。
仕事の愚痴や上司の愚痴など、いろいろあると思います。誰かと会話してストレス発散も出来ると思います。
仕事は毎日の事なので、このような不満は貯まるだけです。どこかでストレス発散しないと爆発すると思いますが、誰かに愚痴を話し、聞いてもらうだけで、ストレス発散になると思います。
その2:お客様に説明する立場になる
エンジニアの20才台は、お客様と直接会話するシーンは少ないと思います。(IT業界だけですかもしれません)
先輩や上司と一緒にお客様の前に立つ事はあっても、積極的に説明するシーンは少ないと思います。
しかし、30才台になると、お客様の前でプレゼンしたり、製品を説明したりするシーンが増えます。
ここで重要なのが、エンジニアは自分が作った物は、問題無く説明出来ますが、聞き手が聞きたい事と同じか、どうかです。
エンジニアは技術的な説明が中心になりがちです。しかし、聞き手のお客様はその分野に長けているかと言うとそうでは無いケースもあります。
聞きたい事を分かりやすく説明してくれないのであれば、聞き手は苦痛しかありません。
私の若い頃の話ですが、淡々と説明したあとに、お客様に「それで」を連発されました。「それで」「それで」と何回も何回もです。いろいろ切り返ししましたが、通用しなく正直、泣きそうになりました。
その時は理解出来ませんでしたが、結局聞きたい事をきちんと説明出来ていないと言う事だと後々、分かりました。
その3:評価してもらうには無口では無理
どこの会社も同じだと思いますが、人事評価があると思います。営業職であれば、売り上げと言う数字だけなんでしょうか?
エンジニアの評価は、売り上げや利益率の評価軸もありますが、技術的な評価軸もあると思います。売り上げなどは目標に対して、どうだったのか数字を見れば、誰でも分かるので、評価は誰が付けても同じ結果になるはずです。
しかし、技術的な評価軸は非常に難しいと思います。例えば難易度があると思いますが、これは人によって異なると思います。これを平等な軸で評価する事は困難です。
そこで必要になってくるのが、アピール力だと思います。どれだけ大変だったのか、課題をどのように乗り越えたのか、きちんと説明する力が必要になります。
ただ淡々と説明されるより、苦労した話を織り交ぜて、アピールした方が、評価者は評価出来るのでは無いかと思います。
まとめ
エンジニアに取って、コミュニケーション力はいっけん、不要と思われがちですが、案外と重要です。
もちろんエンジニアに取って技術が無くてはなりませんが、コミュニケーション力と共に、アピール力を付ける事で、素晴らしいエンジニアになります。
コミュニケーション力は営業職だけ必要ではありません。頑張った仕事に対して、お客様や上司から適切な評価をもらう為にも、鍛えて行きましょう。