皆さん、こんにちは。
さて、前回の（その１）では、スケジュール日記をつけましょうと書きました。
何度も言いますが、是非やってみて下さい。
そして、2週間できれば1か月付けてみましょう。
日々の業務ではなく、月次の業務の中に転がっている大きな無駄時間が見つかるはずです。
といいながら、やや先回り感はありますが、「無駄時間」どうやって省くかをお話ししましょう。
先ずは「置き換え」です。
あなたの時間はあなたのものですね？
それを、相手の都合で奪われているそれが「無駄時間」です。
「だからといって、上司や同僚に、自分に相談するなと言えないし、電話は勝手に掛かってくるし、どうしようもないよ。」
そうですね、仕事は一人じゃできませんから、円滑な人間関係を失うようなリスクは嫌ですよね。
だから、「置き換え」です。
「相談があるんだけど」と言われたら、「何の件ですか？」ぐらいは聞きますよね。
そして聞いた時に、「こりゃ、時間かかるな」と判断付きますよね。
しかも、そこまで時間割けないことも解っていて、「じゃあ、とりあえず」と対応していませんか？
この一言が、「無限相談時間」を生みます。
そこは、「じゃあとりあえず」ではなく、「今、結論出るまでの時間取れないので、別途時間を設定しましょう。
１時間はかかると思いますよ」とはっきり伝えることです。
私が上司で、そう言われてもムッとはしないですね。
「いい判断できる奴だな」と思います。
これで、無駄時間０、時間を決めて決着すれば、それで終わり。
相手も慣れてきて「この相談したいんだけどいつ時間取れる」と言ってくるようになります。
たった一言でそんなに変わるんです。
電話もそうです。
確かに出ないわけにはいかない。
でも要件は聞けますよね。
後は相談と同じです。
電話で済むなら「今時間がないので、○○分後（その他自分の空き時間）に掛けなおします」
電話で済まない要件なら「それ打ち合わせにしましょう。○○なら1時間取れます」と置き換えるのです。
こうすると、もう一つ減らせるのが無駄話、相手が特に用もなく掛けてくる電話を省けます。
以前、事務業務の改善で伺った小売業の会社では、4店舗の店長が、朝開店準備終わると一斉に本社事務の女性に無駄話の電話かけ、ひどい人は1時間以上も拘束、事務の女性の上司は仕事の電話だと思っているから、全く気付かず、事務の女性も店長怖くて上司に言えず。
ヒアリングで聞き出して、店長から事務の女性への直接の電話を禁止にしたら、彼女の残業は０、有休消化も会社方針通りに取れるようになりました。
「スケジュール日記」をつけて、「無駄時間」が解ったら、それを置き換えることで「無駄時間」は無くなり、その何分の一 あるいは、何十分の一の「成果時間」になります。
一石二鳥ですね。
「スケジュール日記」を1か月付けて、「無駄時間」が無くなり「有効時間」のみになった後の仕事の効率と成果は驚くほどです。
先日も書きましたが、これは、私の実体験によるものですから、アナらず効果を実感できます。
是非、取り組んでみてください。
さて、無駄時間を省いて浮いた時間をどうします？。
それは次回に
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