メール交換で契約

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コロナで非常事態宣言が出されたあの時期,在宅勤務が推奨されたにもかかわらず,契約書や社内書類に押印しなければならない,という理由で,出社を余儀なくされるという切ない思いをされた方が(かなり多数)いらっしゃいましたね。皆さんの職場では,その後,契約書や社内手続の電子化に踏み出されましたか。それとも,「のど元過ぎれば・・・」で,結局変わらず,紙文化からの脱却は遠い「夢」でしょうか。

契約書は,あとで相手が「そんな契約していない」と手のひら返ししたときに,「いやいや,ちゃんとこうやって合意しているんだから」と,相手の眼前に突き付ける必要があります。ですから,両者が同意したものをその改ざんされることなく保管しておかなければなりません。

しかし、これからのウイズコロナの時代に,相変わらず契約書を紙で作成して押印して郵送して保管するというのはもはや現実的ではありません。

 

このような現場の切実な状況を受けて, 電子契約のサービスが各社から提供されています。いずれのサービスでも,その契約が署名者本人により承認され,承認後に内容が改変されていないことを保証するものであることには変わりないのですが,保証の程度がより高いものと普通のものとがあり,前者が「電子署名型」,後者が「電子サイン型」といわれています。

電子署名型」は,電子認証局に署名者の電子署名を予め登録しておき,契約をする際には認証局発行の証明書付きで電子署名することで,本人が特定の日時にその署名を行い,その後に改変が加えられていないことを電子認証局が保証する仕組みです。信頼性ある認証局が発行した証明書を利用するため保証の程度は高いのですが,契約者双方の署名について予め証明書を取得する費用と手間がネックです。

これに対して,「電子サイン型」は,署名者が特定の日時にシステム上で承認した契約書のデータを電子メールで各署名者のアドレスに送りそのログをシステム上に記録しておくことで,双方の署名者がその契約書に署名した証拠とする仕組みです。これは予め認証局の証明書を用意しておく必要がなく,費用もシステム利用料だけで済むのが利点です。

 

しかし,いずれのサービスも,契約本数によって月額10万円~100万円程度の利用料がかかります。「契約管理にそんなコストはかけられない」という企業も多いはず。

リスク(契約の成立や内容に争いが生じる可能性)とメリット(費用が掛からず手間の負担も軽い)のバランスを考える必要はありますが,日々の契約数が多く1件あたりの契約金額もさほど高くないときには,「電子メール方式」が適しています。

実際,電子メールで交換した意思表示により契約の存在を認める裁判例もあるのです。

電子メール本文に契約内容を漏れなく明記して相手方署名者に「申込メール」を送信してそのメールをヘッダ情報と共に保管し,相手方に元メール参照付きで「承認メール」を送ってもらいそのメールもヘッダ情報と共にPDFで保管しておく,という方法をお勧めです。