ビジネスチャットツールにおいて、以下のような悩みを持っていませんか？
「ビジネスチャットツールを導入してもちゃんと浸透するか心配」
「本来の目的で使ってくれるだろうか」
「導入してもちゃんと使ってもらえず、宝の持ち腐れになりそう」
「ビジネスチャットツール」という新しい風を社内に吹かすわけですから、上記のような悩みをもって当然です。
そんな方に向けて今回は、ビジネスチャットツールで設定すべき社内マナーやルールをわかりやすくご紹介します。
この記事を読めば、ビジネスチャットツールをスムーズに導入するためには何を社内で行うべきかわかるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。
ビジネスチャットツールで設定すべき4つのマナー
まずはビジネスチャットツールで設定しておくべきマナーについて紹介します。
以下のようなマナーあらかじめ社内で共有しておくと、円滑にビジネスチャットツールを使うことができますよ。
- タメ口は厳禁
- 返信はスピード感をもって行う
- 正しい日本語を意識する
- 「こそあど」をなるべく使わない
ではそれぞれの内容について、詳しく紹介していきます。
タメ口は厳禁
ビジネスチャットツールはLINEのようなチャット形式なので、簡潔な文章で済みます。
そのため、ついついタメ口で話してしまうことも。
しかし、ビジネスチャットツールでのやり取りは友人相手ではありません。
あくまでもビジネスですので、礼儀を持って接すのが当然といえます。
相手が年下であったとしても「ですます調」を使うよう心がけましょう。
返信はスピード感をもって行う
ビジネスチャットツールはメールと違って、チャット形式なので素早くやり取りできます。
その利点を活かすためにも、メッセージをもらったらなるべく早めに返信をしましょう。
返信が難しい時は「メッセージを読んだ」と伝えておくだけでも印象が全然違います。
なお、「Mattermost」などのビジネスチャットツールには「カスタム絵文字」という機能があります。
カスタム絵文字はその名の通り、絵文字が使える機能であり、文字を打つよりスピード感をもって返事ができます。
このような機能をつかって「メッセージを読んだ」というニュアンスを伝えるようにすれば、緊急時も返事ができるようになるでしょう。
なお、カスタム絵文字には表現が柔らかくなり、コミュニケーションの活性化がするという利点もあります。
カスタム絵文字について詳しくは以下記事にて参照してみてください。
正しい日本語を意識する
ビジネスチャットツールはテキストベースでのやり取りになります。
つまり、相手の顔も見えませんし、身振り手振りもできません。
だからこそ「正しい日本語」を意識しなければいけません。
変な日本語を使うと、相手の「理解にかける時間」を奪ってしまいます。これほどムダな時間はありません。
まずは「てにをは」「主語述語」「正しい修飾語」を意識してみてください。
「こそあど」をなるべく使わない
ビジネスチャットツールはすべてのメッセージ履歴が残ります。
過去にどんな話をしたかを検索して探せる便利な機能なのですが、「こそあど」言葉ばかりつかっていると、履歴検索がうまく機能しません。
「これ・それ・あれ・どれ」などの言葉を使わずに、ちゃんと単語を含めるようにしておけば検索も簡単になります。
後々に検索しやすいよう、意識して「こそあど」言葉を排除してください。
これだけでビジネスチャットツールを最大限活かせますし、結果的に生産性も上がります。
ビジネスチャットツールで設定すべき3つのルール
ここまではビジネスチャットツールを使う前に、設定しておくべきマナーについて紹介しておきました。
次はルールについて紹介しておきます。
- メールよりチャットを優先して使う
- 利用時間帯を決める
- 投稿禁止事項を決める
ではそれぞれのルールについて、詳しく紹介していきましょう。
メールよりチャットを優先して使う
コミュニケーションのスピードがあがるのが、ビジネスチャットツールの利点の一つです。
結果的に生産性の向上にもつながりますので、メールよりチャットを優先して使うように社内で徹底してください。
状況やスタッフのITスキルによっては、メールのほうが早いこともあるでしょう。
しかし、例外を作るとビジネスチャットツールは定着しません。
「なるべく」ではなく「必ず」使うように、社内ルールとして決めてしまいましょう。
利用時間帯を決める
ビジネスチャットツールへの投稿を行う時間帯を先に決めておきましょう。
時間制限しないと、時間外労働が増えてしまいます。
ビジネスチャットツールは、場所や時間の関係なしに簡単にメンバーに連絡ができます。
そのせいで「いつでも対応をすべきだ」という状況になることは避けるべきです。
ビジネスチャットツールを利用する時間は厳格に決め、徹底させましょう。
投稿禁止事項を決める
ビジネスチャットツールはチャット方式なので、メールよりも手軽です。
しかし、その手軽さのせいで仕事とは関係ないメッセージを投稿するスタッフがでてくるかもしれません。
そうなるとビジネスチャットツールの用途がぶれてしまうので「プライバシーな内容は書き込まない」といった投稿禁止事項を明確に決めておきましょう。
まとめ
今回はビジネスチャットツールを導入するときに設定しておくべきマナーとルールについて紹介してきました。
紹介したマナーとルールをきちんと共有すれば、ビジネスチャットツールを社内にしっかりと浸透することができるでしょう。
ビジネスチャットツールが持つ「手軽さ」「スピード感」などの利点を十分に発揮することができるはずです。
もしビジネスチャットツールの導入を検討しているならば、ぜひ参考にしてみてください。
