こんにちは。わさおです。
今回は、コンサルタントが意識するべきエクセルのルールを説明します。基本的なものばかりですので、ここに記載してあるものはすべて覚えるようにしましょう。
目次
①1列につき、1つの項目とする
まず、覚えておかなければならないのは、1列につき、1つの意味にすることです。エクセルの機能もそれが前提となっているため、1列に2つ以上の意味が書かれていたら関数やピボットテーブルを使った集計が出来ません。
②1シートにつき1テーブルとする
1シートにつき、1テーブルにすることも大原則です。1シートに2テーブル存在すると、どうやってシートを見ればよいのか分かりませんし、セル幅の調整も困難です。
テーブルを分けるときには、シートを分けるようにしましょう。
③フォント・サイズを統一する
コンサルティングファームによって、推奨されるフォントは異なりますが、当ブログでは下記を推奨します。大抵のファームではいずれかを使っていると思います。
日本語・・・MSPゴシック、MSP明朝、Meiryo UI、ヒラギノ角ゴ(MAC)
英語・・・Arial、Times New Roman、Meiryo UI
なお、フォントサイズは10ポイントにしましょう。10ポイントは視認性も良く、他のフォントサイズとの比較がしやすいメリットがあります。
規定のフォントとフォントサイズを変更する方法
エクセルを開くたびに毎回フォント設定を直すのは、時間がもったいないので、下記の方法で規定のフォントとフォントサイズを変更してしまいましょう。
[ファイルタブ] → [オプション] → [全般] → [次を規定フォントとして使用] / [フォントサイズ]で変更できます。
④「行の高さ」と「列の幅」を揃える
行や列の幅がバラバラだと非常に見づらいシートになります。
[ホーム] → [書式] → [行の高さ] or [列の幅]で揃えられますので、覚えておきましょう。⑤数字は右揃え、文字は左揃えにする
エクセルのデフォルト設定のままですが、これはビジネス文書の基本的なルールでもあるので、覚えておきましょう。
数字は右揃えにすることで、桁の大小を直観的に理解しやすくなります。一方、文字は左揃えにすることで、読みやすくなります。どちらも意味があるので、守るようにしましょう。
⑥セルの罫線は最低限にする
エクセルの目盛り線は視認性を悪くするため、基本的には不要です。
必要な線は構造を理解しやすくするための横の罫線くらいです。
ちなみに、エクセルのグレーの目盛り線を消すには、[表示タブ] → [目盛り線のチェック]を外してください。
⑦セルは結合させない
これはコンサル業界では、有名なルールですが、「セルの結合」はご法度です。
セルの結合をすると、集計が出来ませんし、カーソルを移動させながら表を操作するのに不便だからです。
もし、見栄え上、文字列を中央に配置したい場合は、対象のセルを選択し、[セルの書式設定] → [配置] → [文字の配置] → [選択範囲内で中央]で可能です。
⑧単位はフォントサイズを2割程度小さくする
エクセルにおいて、単位は目立たせる必要はないため、数字よりも2割程度小さくします。
また、単位をエクセル内に記載したい場合は、単位専用の列を作ることを推奨します。
⑨表の右端と下端には飾り列・行を作る
データ量が多くなる場合、セルの操作をしやすくするため、右端と下端に飾り列・行を作り、適当な文字列を入力しておきます。
こうすることで、「ctrl＋矢印」で操作をするときに、飾り列・行で止まってくれます。
⑩データクレンジングは必ず関数を使って行う
重複を削除する
重複がある場合は、重複削除機能を使います。[データタブ] → [重複の削除]から出来ます。
全角→半角にする
全角文字を半角文字に変換したい場合は、ASC関数を使います。
半角→全角にする
半角文字を全角に変換したい場合は、JIS関数を使います。
文字列→数字にする
文字列を数字に変換したい場合は、Value関数を使います。
文字列の揺らぎを統一する
Substitute関数を使えば、文字列の揺らぎを統一することができます。
同じ機能として、「検索と置換」がありますが、元の文字列を残しておきたい場合や、置換したい文字列が複数ある場合はSubstitube関数を使うべきです。
空白文字を削除する
空白文字を削除する際は、Trim関数を使います。
参考書籍
Excel 最強の教科書
エクセルはこの1冊を読めば、基本的なことは学べると思います。
逆に言えば、コンサルタントであればこの本の内容はマスターしていないといけないです。
エクセルに自信がある人も復習の意味で読んでみることをおすすめします。
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