採用代行

はじめに

採用代行とは、外部企業が自社の人事部門・採用担当者に代わって採用活動を行うサービスです。採用競争が激化する中、優秀な人財を確保・定着させることが重要課題になっており、採用方法も、従来型のリクルーティングに加え、求人広告、リファラル、エージェントなど多様化しています。

採用活動は、単純に候補者を集めれば良いというわけではなく、ターゲットとなる候補者が入社を決めるまで丁寧に付き合っていくことが大切です。このため、人事部門・採用担当者に要求される業務内容は益々多岐にわたり、採用活動を自社内で完全内製化することが難しくなりつつあります。

このような背景から、近年、採用代行事業者社を利用して採用業務の一部または全部をアウトソーシングすることで、社内人財はできるだけ本業に注力させようと考える企業が増加しています。

採用代行の業務範囲

採用代行事業者ごとにカバーしている業務範囲やそのクオリティは異なりますが、基本的には、「候補者の集客」と「候補者の人柄・能力の見極め」、「候補者に対する会社魅力のインプット」の3点セットが挙げられます。

「候補者の集客」に関するサービスの具体事例を紹介します（集客は間接業務が多く、どの採用代行事業者でもクオリティ差はほとんどありません）。

  • 広告媒体の選定と管理、スカウトメールの配信など
  • 人材紹介会社・エージェントの選定など
  • エントリー受付、合否通知、電話サポートなど
  • 説明会や面接の日程調整など

「候補者の人柄・能力の見極め」の最終決定は自社で実施すべきです。しかし、候補者のスクリーニングや採用判断基準関するコンサルティングサービスなどは、採用代行事業者に依頼するのは方法の1つです（下記項目は、採用代行事業者のクオリティが問われる内容です）。

  • 選考官のトレーニング
  • 書類や面接での選考
  • 合否決定

「候補者に対する会社魅力のインプット」も採用代行事業者ごとにその独自性を期待して良い業務内容です。

  • 募集計画の立案や、インターンシップや説明会などの企画立案
  • 採用に必要な制作物の作成（広告、HP、ビラ、会社案内）
  • 説明会、インターンシップの運営
  • 内定者フォロー
  • 新人研修

採用代行のメリットとデメリット

以下、採用代行事業者を利用する場合の一般的なメリットとデメリットを紹介します。

メリット

自社の本業に注力できる

多くの人事部門・採用担当者が、忙しくて個々の候補者に時間を割くことができなかった結果、内定を辞退されてしまったという苦い経験をしたことがあると回答しています。

候補者が多いことは嬉しい悲鳴なのですが、人数が増えれば増えるほど、電話やメールに対応したり、日程調整したりすることに時間を取られます。

これらの業務は重要ですが付加価値はありません。このように付加価値のない業務をアウトソーシングすることは、本業に注力できる環境を整えることになり、自社社員のモチベーション向上に寄与します。

専門家の知識と経験を獲得できる

採用代行事業者には、多種多様な企業の採用手法やノウハウが豊富に蓄積されています。彼らと採用活動を連携して実施することで、彼ら経験値に基づく採用プロセスや業務フローに関する知見が得られます。この知見は、将来、自社内で独自の採用スキームを構築する際に大いに役立ちます。

全体コストを削減できる

採用活動一部を採用代行事業者に任せることで、係る工数や人件費を大きく削減できます。採用活動に特化して新たな人員を雇用する場合、人件費だけでなく、教育費も無視できません。採用代行事業者を利用する方が、費用対効果に優れることは言うまでもありません。

デメリット

ミスマッチのリスクがある

採用代行事業者を利用する場合、何よりも意思疎通が重要です。自社の意向と採用代行事業者の理解にギャップがあると、採用活動に支障がでたり、採用後にミスマッチが生じたりすることがあります。

求める人材像や自社事業の特徴などを採用代行事業者と明確にすり合わせしておかなければ、ターゲットではない候補者を採用してしまったり、せっかく採用したのにすぐに退職してしまったりなどのトラブルが発生します。

個々の候補者と関係構築し難い

面接や内定後フォローを採用代行事業者に任せきりにする場合、候補者との直接的な接点が小さくなり、社風などを伝えきれず、入社後に違和感を抱かせてしまうリスクがあります。

対策として、面接の日程調整や各種連絡業務などの間接業務はアウトソーシングし、最終選考や内定者フォローは自社で行うなどの工夫が挙げられます。

採用活動に関するSNS投稿

まとめ

採用活動を成功させるには、採用プロセスを見直し、業務内容を効率化していくことが大切です。自社の人事部門・採用担当者で担うべき業務と付加価値の小さい間接業務を切り分け、その一部を専門家である採用代行事業者に任せることで、採用戦略・採用戦術を大幅に改善することができます。

本業に注力しながら質の高い採用活動も並立するために、採用代行事業者の活用を検討することは良い方法論の1つです。