はじめに
突然ですが、皆さん仕事をしていてこんな事が無いですか？
ここをこうしてから使って！
これする時にここも直しといて！
一応念のためにこれもしといて。
え、全部せんなんの？
好き勝手ないろんな指示をして、どないやねん！
てやつですね！
言う方は思い付きみたいに簡単に言いますけど、それを全部やらんなん方はたまったもんじゃありません！
しかもそれぞれの指示が全然共有できてないこともしばしば。
あ、そうなん？あの人そんな事しといて言うてたん？
みたいな。
もう少し考えて、ちゃんと情報共有してから言って欲しいわ！
こうなると「報告・連絡ルート」がちゃんと機能していないという話にもつながりますね。
『報告・連絡ルート』については詳しくはこちら→【組織の血管】報告・連絡ルートの重要性と運用の注意ポイント
で、「あれもしといて」「これもしといて」はドンドン増えていくけど、「これはしなくても良いよ」となって減ることはなかなか無いもので、負担は増えるばかりです！
しかも曖昧な指示で仕事が増えていくのはやってられません！(>_<)
という事で今回は『やらなければならない事』ではなくて『やらなくてもよい事』を決めて、仕事の断捨離をしよう！について解説をしていきたいと思います。
ちなみにこの記事は、10年以上工場勤務をして『現場改善・品質改善』に取り組み、最終的に管理職として組織をマネジメントしてきた経験をもとに書いています。
『やらなくてもよい事』を決めるとは
指示する方もそれぞれちゃんと考えて言ってくれれば良いですが、
思い付きやろ、それ！
ってツッコミたくなる事もしばしば。
けど、上司に指示に
嫌です！！
なんて中々言えないもの・・・。
なぜ、 『やらなくてよい事』 を決めなければならないかというと、
仕事がなんぼでも増えるばかりで、減ることが無いからですね。
最初はAだけしたらよかったのがBもしてCも増えて、挙句に一応Dもしといて。
これではトッピングがどんどん増えるばかりで、お皿に乗せきれません、なので本当に必要なものだけを残して、乗ってたけど実は『不要』だったという物を断捨離する必要があるのです。
しかも、マンパワーや時間には限りがあります。限られた時間や人員の中でやりくりをしてやりきらなければなりません！
特に能率アップとか残業の削減などに積極的に取り組んでいる場合はこの問題は結構深刻(>_<)
残業の削減の取り組み方については【管理職向け】残業削減の為の3つの方法『序章』～を参考にしてみてください。
なので、本当に『しなくてはならない事』と実は『しなくてもよい事』を整理して、断捨離をしなくてはならない訳です！
本当にしなくてはならない事
やらなくてもよい事を決めるには、やらなければならない事をしっかり押さえておかなければなりませんね。
本当にやらなければならない事までやらないようになったら、それはただのサボタージュ・・・(‘ω’)
では
本当に「やらなければならない」事は何なのか
- 作業手順やマニュアルに記載されている事
- 客先からの要求事項
- クレームや不具合対策(対策書内容）
- 上司からの明確な指示
まずこれらは「やらなければならない事」になりますね。当然、作業の上で押さえておかなければならない土台です。
ちなみに、手順やマニュアルの作成等については【管理職向け】残業削減の為の3つの方法 第３章『手順・基準編」を参照してもらうといいかな。
この基本的な本当に「やらなければならない事」を押さえて上で、実は「やらなくてもよい事」を整理する必要があるわけですね♪
つまりは正式な文章や記録としてあるもの、直属の上司からの明確な指示があるものは『やらなければならない事』ということになり、そうでない『曖昧なもの』がこの『やらなくてもよい事』として検討する必要があるわけですね。
「一応」とか「とりあえず」に潜む罠
一番厄介なのが「一応」とか「とりあえず」「念のため」といった作業指示ですね。
「一応」とか「とりあえず」って何なん？
ちゃんとした指示じゃないの？？
というやつです。
しかも上司からの指示だけじゃなくて、ほかにも別の担当者が通りすがりにちょっと見て、そういって去っていくパターン。
あ、そうそう。ちょっとこれする前に一応ここ処理してからやっといて。
え？！それめっちゃ手間やん・・・
で、それをやってみてどうだったか？の結果も見てないとか。
どうなんでしょうね？この曖昧さ。
本当に必要な作業なんでしょうか？
「一応」や「とりあえず」という指示の仕方は、指示する方も確信がないからこう言った指示になるのでしょうが、指示された側にも不明確さが残ります。
これって本当にせんなんのかな？
という疑問を抱えたまま作業することになります(>_<)
しかもそんな疑問持ちながらも、仕事は急かされてスピーディーに能率良くやらなければならないとなると、
早くせんなん！でも手間がかかるよくわからんあやふやな指示の事もせんなん！
といった形で
その疑問はどんどんストレスにつながっていきます。
こういった『一応』とか『とりあえず』のような、曖昧な指示は仕事事態にあやふやさや不確かさをつくるため、作業内容的にも作業者のメンタル的にもよい結果にならないケースが多いので要注意ですよ！
例として「対策あるある」
ここでちょっと１つの例で考えてみたいと思います。
わかりやすいのが、『不具合等があって対策を実施するとき』に、こうした事がい起きやすいですね。
＜対策をする上で＞
まずA案という対策をします。
しかし
一応B案もしておこう
だったら念のためC案もしたほうが良いな
どうせだから全部してしまおう！て発想ですかね？
確かに一度に複数の対策をすることで効果が出る確率は上がります。
しかし、これをしてしまうと『どの対策が有効だったのか』がわからないようになってしまいます！
ここで３つの対策を全部したら効果があったから、ではそれぞれどの対策が良かったのかを１つ１つ調べていこう！とはならないのがよくある話。
それをするんだったら納得ですが(‘ω’)
問題が解決したからそれでよし！
いやいや
時間がかかっても１つ１つやっていかないと、AもBもCも全部しなくてはならなくなり、１つで済んだことが３つ全部することになって、単純に３倍の労力がかかります。
実はAだけでよかったのに、BもCもせんなん事になって『やらなくても良い事』をやらなければならないようになってしまったわけですね(>_<)
かくして、実は「やらなくてよい事」が増えていくわけです。
状況を確認して整理する
とはいえ「言われている事や、何となくだけど指示されている事」を勝手にやめるわけにはいかないですから、
まぁ、たまにイラッとして
こんな手間で、しかも効果があるかどうかもわからん事をやっとられるか！
って、なる時もひょっとしたらあるかもしれませんが・・・。
基本的には
手間だけどやらなければならないよなぁ・・・
ですね(・・;)
では、こういった状況になったとき、どのように対処すればよいのでしょうか？
ポイントとしては、まずは状況を整理することですね。
先ほどの対策の例で考えると
AとBとCの対策を全てやっていて、
今、この不具合に対してAとBとCの対策を実施してるんですけど、どれが本当に有効な対策なのかもう一度確かめさせてもらってもいいスか？
と、改めて聞いてみるのもよいかもしれませんね♪
上司もこう聞かれたら「確かにそうだな」と考えると思います。
お？そうか、ならやってみるか
これで本当に必要なことを調査することができますね♪
こうなれば、まずはAだけやってみてどうか？
続いてBはどうか？と１つ１つ調べながら『やらなくてもよい事』を整理することができると思います。
有効な対策が絞り込めたら
対策を１ずつ調べたら、やっぱりＡの対策でうまくいったんで、これで進めたいと思います。
と、上司に報告をしておきましょう♪
そうすれば、自分でしっかり確かめた結果です、しっかり『やらなければならない事』として納得して行動することができます。
しかもBとCも自信をもって『やらなくてもよい事』とすることができますし、同時に作業としての負担も減らせるわけですね(^^)/
さらにここで、確認した結果と有効な対策を「作業手順」や「マニュアル」に落とし込んでおけば完璧です！
これで『やらなくてもよい事』を明確にすることが出来るのではないでしょうか。
まとめ
今回は『やらなくてもよい事』を断捨離する方法について１つの例を挙げながら解説させてもらいました。
今回のポイントは
- 『一応』とか『とりあえず』に要注意
- 本当にやらなければならない事を確める
- 根拠を持って断捨離する
これが『やらなくてよい事』を決めるポイントになりますね！
現場では「あれもしといて」「これもしといて」はよくあることだと思います。
けれども、「これはしなくていいよ」とは中々ならないもので、やらなければならないことは増えるばかりですね(-_-;)
確かにリスクを考えるとどれもやったほうがいいのでしょうが、それでは問題の本質が見えず、「下手な鉄砲数打ちゃ当たる」みたいな話にもなります。
「確かな一発」を打つのが事が大切なことですね。
『やらなくてもいい事』を考える過程で、必ず「じゃあ本当にしなくてはならない事は何だろう？」という思考の過程を通ることになります。
その発想が問題の本質をつかむ考え方につながると思いますよ。
『やらなければならない事』と『やらなくてもよい事』をしっかり整理して、ムダの無い効率良い、しかも納得感を持って仕事ができるようにしていきましょう！
以上、最後まで読んでいただきありがとうございました。
長年の工場勤務にて、管理職として散らかった現場と格闘して、現場改善や効率化、不良・時間外の削減に取り組んできた成果を、ここで発揮出来ればいいな～、と(‘ω’)
どんなことにも興味持ちすぎて、趣味にガンプラ・DIY・etc、色々しすぎて収拾がつかなくなってるかも？(笑)
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