お金の流れの見直しをする人は多いと思いますが、時間をどう使っているかを見直している人はそれほど多くはないかと思います。
それを分析するのに役立つのがToggl Trackというアプリです。
Googleカレンダーと連携し、比較させることで、その効果ははっきりすると感じます。
今回は私が実際に試してみた事例を中心に使い方・活用法を解説したいと思います。
自分が時間をどう使っているのか、客観的に分析したい人にオススメです！
Googleカレンダーと連携してToggl Trackを使ってみた効果
- 予測と結果を比較し、日々自分がどのように時間を使っているかがわかる
- いわゆる「蒸発時間」がどこになるのかがわかる
- Googleカレンダーがスケジュールのリマインダーとして、相乗効果が出る
あくまでも私の実感です。
この記事ではToggl Trackの使い方を知る、というだけでも良いと思います。
日々の時間を見直そうと思った理由
３月に尾石晴さんの著書「やめる時間術」を読んだのがきっかけです。
自身の時間をどのように使ったのか、現状を把握するために個々のタスクをストップウォッチで計測したことを著書で述べられており、私も真似してみようと思いました。
そのツールはストップウォッチでなくてもよく、私は色々調べた結果、この「Toggl Track」にたどり着いたわけです。
私は生活時間のみにスポットを当て計測してみましたが、尾石さんは自身の仕事についても時間の計測をされ、タイムパフォーマンスを上げるためにどうしたら良いか、というところまで踏み込んでおられました。
この記事を読まれた方には、ぜひご一読して欲しい１冊です。
「やめる時間術」についての感想は、こちらに書いています。
よろしければ併せて御覧ください。
使い始める為の準備
ツール
- スマホ
- PC
- AppleWatch（なくてもOK）
スマホ１つでもできますが、PCと併用したほうが良いと思います。
AppleWatchがあれば併用しても良いですが、なくても特に問題ありません。
好みで使うのもアリです。
Googleカレンダーに入力
※クリックすると拡大します
細かい日々の予定を入力しましょう。
これはいわゆるお金で言う「予算」や「見積」のようなもの。
起床から就寝までのルーティン、既に予定が入っているものは全て入れておきます。
リマインダーはルーティンはオンタイム、その他は10分前にしましたが、これは好みで良いでしょう。
ちなみにスクショは自分時間を緑、生活時間を黄色、通勤はとりあえず赤に分けています。
Toggl Trackをセットアップ
アプリをスマホに入れる
まずはスマホにアプリを入れてください。
iPhoneの場合、App Storeの説明は英語表記ですが、大丈夫です。
入れると日本語で対応できます。
PCでアカウントを同期させる
PCでも見れるようにアカウントを同期させるようにしましょう。
Toggl Trackのページは英語表記ですが、ブラウザがChromeであれば翻訳してくれますので、特に支障なく使えます。
Googleカレンダーと連携させる
Toggl TrackにGoogleカレンダーを接続し、連携させます。
これを行う理由は、Googleカレンダーで計画した「時間」と、Toggl Trackで計測した「時間」を、並列して比較・見える化するためです。
左端のプロフィールから入り、スクロールするとスクショの画面が出てきます。
ここで自分のGoogleカレンダーを選択して、アカウントと連携させましょう。
比較・見える化については「結果を振り返る」のところで後述します。
Toggl Trackを使ってみる
スマホでもPCでもOK
使い方は簡単。
ストップウォッチのように、「開始」と「終了」時にボタンを押すだけです。
※クリックすると拡大します
これはスマホ、PC共に共通です。
ただ、ボタンを押すだけだと、どの予定に対して時間を計測しているのかがわかりません。
※クリックすると拡大します
Toggle Trackで連携しているGoogleカレンダーの予定をタップすると、計測開始のボタンが出てきますので、まずはそちらから始めるのが良いかと思います。
実績が溜まると、「提案」や過去の活動をチョイスして計測することも可能となります。
計測する予定に「イベント名」をつける
それぞれのスケジュールに「イベント名」をつけましょう。
これは「カテゴリ」だと思ってください。
私は大きく「仕事」「生活時間」「自分時間」「運転」というように分けてみました。
1日のうち、それぞれのイベント＝カテゴリにどれくらい時間が使われているのかを知ることが目的なので、ここは重要です。
通勤時間は「自分時間」にしました。
理由は、音楽を聴きながらTwitterや読書に充てているからです。
往復の約2時間強はちょっとした至福の時間です。
家事全般と着替えや食事は「生活時間」としてみました。
AppleWatchを使ってもOK
※クリックすると拡大します
AppleWatchは過去の履歴が記録されていると、それを基に計測することが可能となります。
これは好みで使ってみるのがよいと思います。
私は実際に使ってみて、スタートは良いのですが、よく止めるのを忘れてしまいがちでした。
スマホの方をよく眺めるので、AppleWatchよりも、スマホのほうが使い勝手が良いと感じます。
スマホだと待機画面でも計測している画面が出てくるので、計測中だと気づきやすいです。
結果を振り返る
漠然とした時間が可視化される
画像出典：Toggl Track ※クリックすると拡大します
これはPCのほうが見やすいと感じますが、Googleカレンダーで立てた予定と、実際に自分が計測した時間が並列になり、可視化することが可能となります。
空白の時間があれば、それは何に使ったのか？
また、計画どおりに行かない予定はムリやムダがあるのではないか？
両者を眺めてみると、自分なりの答えが見えてくるかと思います。
所々空白の部分がありますが、これは単に計測忘れだったりします。
完全にできなくても、目的である時間の可視化がざっくりできればOKだと思います。
レポートで更に分析してみる
画像出典：Toggl Track ※クリックすると拡大します
レポートでは計測した総時間と、それぞれのプロジェクトに充てた時間をグラフで見ることができるようになります。
Googleカレンダーとの比較はデイリーでしたが、こちらはもっと大きな目線で捉えることができることになります。
私は「自分の時間」はどれくらい確保できているのかを知るのが、まずはこの取り組みの目的でした。
正直なところ、これを見て、もう少し細かくカテゴライズしても良いかな、とも感じました。
最後に
GoogleカレンダーとToggl Trackを使った、見える化する時間の使い方を紹介してみました。
時間は誰もが平等に24時間しかありません。
様々な理由で時間がない、と感じる人は多いと思いますが、実際に自分の時間の使い方を計測することで見えてくるものがあるかと思います。
私はインプットとアウトプットの時間、余白時間、睡眠時間の確保が常に課題として頭にありました。
結果としてこれで見えてきたものは、残業を減らす努力が必要ということでした。
ここにはまだまだ課題が多くありますが、そういうことがわかっただけでも収穫は大きかったと感じます。
また、ルーティンのスケジュールをGoogleカレンダーにオンタイムで通知することで、時間の進捗がわかるという点も収穫でした。
スマホ＝iPhoneやAppleWatchに通知が来るので、おおよその時間進捗がこれでわかります。
人によってはウザったく感じるかもしれませんが、忘れやすい私にとって、通知してくれるのは大いにありがたいです。
尾石さんの「やめる時間術」は、ここから更に踏み込んだ内容が書かれています。
実際にワンオペ育児をされて、工夫を重ねた事例が凝縮されていますので、一読の価値があったと感じています。
この記事の基になった内容ですので、再度申し上げますが、ぜひ、手にとって頂きたい1冊です。
この記事が、時間の見直しに興味を持った方の参考になれば幸いです。
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