ワーママ流＠仕事を効率的に回すコツ！時短で最大のパフォーマンスを出す４ステップ

こんにちは。あすなです。

保育園の送り迎えを行っているワーママやイクメンは日々時間との闘いですね。

私も時短勤務をしているのですが、限られた時間の中でどれだけベストを尽くせるのか…
ワーママの永遠の課題だと思っています。

元々、業務の時短テクを会社内でもレクチャーしていたことのあるあすなが、ワーママ視点での時短業務のコツをまとめてみました。

ワーママは限られた時間で最大のパフォーマンスを出すプロです✨

効率的に業務を進める為の基本的な考え方

まずは基本的な考え方からまとめてみました。

ワーママは業務時間の前後に保育園の送迎を行う方も多いのではないでしょうか。
その、「絶対に仕事を前後させられない」という環境が、生産性の高い人間を育てていくと私は思っています。

自分に与えられた時間（仕事が出来る時間）を意識する

絶対に時間内に終わらせるという強い意志が何よりも重要

まずは、『自分が働ける時間は何時から何時である』と強く意識することが大事です。

私も未婚時代は時間担保型人間で、ズルズルと残業を行っていました。
定時は10～19時の会社なのですが、8～21時まで働くこともありました。
まわりからはワーカーホリック（仕事中毒）だと言われることも…。

そんなに仕事がをしていた理由は、仕事で成果が出したかったということもありますが、残業できる環境だったからというのが一番の理由だと思います。
残業しても咎められず、残業代も出てHAPPY！とさえ思っておりました。

その後、産休育休を経て職場復帰をしてからの一番の葛藤は「思うように働けない」ということ。
前みたいに好きな時間に好きなだけ働くことはできません。
子の病気などで突発的にお休みが発生することもあり、予定も立てづらい…。

そこで、元々「時間担保の力業で解決」という考え方だったのが、「限られた時間で成果を出す」にシフトしました。

意識改革が進むと、「この仕事は本当に必要なんだっけ？」「この仕事はもっと効率化できないかな？」を常に考えるようになります。

その意識改革が何よりも重要だと考えています。

実践編～基本の４ステップ～

考え方については上述した通りですが、具体的には何をしたら良いのかを下記にまとめてみました。
比較的汎用性が高い形で記載しています。

個別業務の効率化については、身の回りの生産性の高い人間のマネをするのが一番の近道です！
ぜひ、どうやって仕事をしているのか聞いてみてください。新たな発見が絶対にありますよ！

発生し得る業務を洗い出してみる

まずは自分がその日行う可能性のある業務についてすべて書き出してみましょう。
また、それがどれくらいの時間がかかるのかもわかるようであればメモしておくと後々役立ちます。

予定表に落とし込んでみる

何かしらのツールを用いて、１で考えたタスクを予定表に落とし込んでいきます。

私の場合は、会社でOutLookを使用しているため、OutLookの予定表に予定を埋めていきます。
OutLookの場合は、設定を変えると15分単位で予定表が作れるため、15分単位で予定が埋められます。

他の予定表ツールも活用しても問題ないですし、手書きで始業時間～就業時間の予定を書き込んでもOKです。

不測の事態に備えて、バッファー（何も予定を入れないという予定）も予定に組み込んでおきましょう。

「やりたいことにかかる時間　＞　勤務できる時間」
となってしまった場合は、業務に優先順位をつけ、

❶優先順位の低い仕事は、本当に今日やらないといけない仕事なのか？
❷業務量は適切なのか？→適切ではない場合は、上司に相談をしてみる

というアクションを取り入れてみましょう。

ちなみに、❶に関しての一つの基準として参考になるのが、下画像の「緊急度と優先度のマトリックス」です。
私の場合は顧客対応業務が含まれているため、A→C→B→Dの順で考えるように指示を受けていました。

実際に業務をしてみて、何にどれくらい時間がかかっているのかを測る

組み立てた業務設計が上手く回るのかを実際に試してみます。

その際に、一つ一つの工程にどれくらいの時間がかかっているのかを測ってみると良いでしょう。
業務に落とし込んでみると意外に時間がかかっている項目などが見えてくるので、なぜ時間がかかったのか、それはどうしたら時間削減できるのかを考えてみます。

トライ＆エラーを繰り返して、自分に合ったやり方を見つける

何に時間がかかっているのかを把握し、効率化の為にまわりのアドバイスをもらったり、パソコンで何か良いやり方が無いか調べてみます。

自分が得意な業務にかかる時間をさらに短縮するか、不得意な業務を人並の早さで出来るようになるよう頑張るかは、ご自身で決めて頂いて結構です。

上述した通り、自分で考えるよりも周りに良い見本となる社員がいる場合は、その方に教えを乞うのが一番の近道です。
ただ、教えてもらったのは良いけれど、自分のやり方にはマッチしないことも多々あると思います。
人によって得意不得意があるのだから当たりまえです。

他の人の工夫点を参考に自分だけのやり方を見つけていきましょう！

まとめ

限られた時間内に最大のパフォーマンスを出さなければならないワーママはかなり大変だと思います。

子どもが小さいうちは体調不良などによって勤怠も乱れがちになり、周りのメンバーに迷惑をかけてしまうこともしばしば…

それでも、ワーママはその限られた時間の中でいかにして最大のパフォーマンスを出すのかを考えるプロです。
そして、その知識はワーママ以外のメンバーにも活用できるものになります。

ぜひ、その時短テクを身に着けたら、職場のメンバーにも伝授し、生産性の高い組織づくりに貢献しましょう♪
あなたの悩みが誰かの役に立つ日はすぐに来ますよ！