オンライン秘書で成功したいならスキルだけじゃない！必ず押さえるべき3つのポイント

こんにちは
今日もご訪問くださり

ありがとうございます！


 

＼女性の持続可能な働き方を支援する／
女性起業家のチーム化サポート・

オンライン秘書チーム主宰の
西川かおりです。

 

 

 

オンライン秘書を始めたい方から、

「必要なスキルは何ですか？」

「まず何から準備すれば、

　オンライン秘書になれますか？」

というご相談をいただくことが

よくあります

 

在宅で柔軟に働ける

オンライン秘書というお仕事は、

とても魅力的ですよね！

 

 

ですが、オンライン秘書というのは

単に「事務作業を代行する人」ではなく、

クライアントのビジネスを支える

重要な役割を担うポジションです。

 

だからこそ、

最低限のオンラインスキルと、

個人でお仕事をしていくうえで

必要不可欠なビジネスマインドは

スタートからしっかり準備してほしいです

 

 

今日は、

オンライン秘書として成功するために、

必ず身につけ、意識してほしい

3つのポイントをご紹介します


 

 1. 必須オンラインスキルとビジネスマナー

 

 

 

 

オンライン秘書の業務は、

どのようなクライアントを

サポートすることになるか？

それによりかなりの幅があります。

 

 

 

また、

 

• 個人事業主・個人起業家の市場で活動するのか？

 

• 小規模事業者・中小企業の組織にジョインするのか？

 

という活動の市場によっても

事情はさまざまなので、

一概には言えない点を前提とします。

 

 

ただいずれの場合にも

必ず必要となるのが、

主要なオンラインツールの

知識とスキルです。

 

必須スキル：オンライン秘書の基本ツール
 

 

 

・Google各種ツール
　∟Googleドライブ（特にファイル共有の仕方は必須！）
　∟Googleカレンダー

　∟Googleフォーム
　∟Gmail

　∟Chromeプロファイル

 

 

・Zoomなどのオンライン会議ツール
　∟ミーティングURLの発行やご案内
　∟画面共有

　∟アーカイブ（録画動画）の扱い

 

 

・Chatworkなどのビジネスチャット、Messengerなどのコミュニケーションツール
　∟クライアントやチームメンバーとの円滑なやり取り
　∟メッセージの整理やタスク管理

　∟チャットグループの作り方や運営

 

 

 

これらは最低限、

使えるようにしておきたいツールです。

 

 

 

とはいえ、クライアントによって

使用するツールも異なることが

よくあります。

 

 

 

上記のようなツールに慣れておくことで、

初めて使うツールでも

なんとなくこうかな？と使える

「勘所」を養ってほしいと思っています

ビジネスマナーも大切です！
 

 

 

オンラインとはいえ、というより

オンラインだからこそ！

 

 

 

クライアントと信頼関係を築くうえで、

相手を思いやる振る舞いや

ビジネスマナーは欠かせません



・認識の齟齬を生まないテキストコミュニケーション
　∟冗長でなく読み手にとってわかりやすい文を書く
　∟要点を整理し、箇条書きなども使って視覚的にも理解しやすく

　∟

 

 

・「心地の良いやりとり」を意識する
　∟メールやチャットの返信はなるべく早く（すぐに対応できないなら一次返信）
　∟オンラインミーティングでは、声のトーンや表情にも気を配る
 

 

 

オフィスで顔を合わせていれば、

表情や声色など、その日の様子が

ある程度相手に察してもらえます。

 

 

 

でも、オンライン上でのやりとりでは

相手が受け取った「文字」がすべて。

 

 

 

こちらがどんな気持ちで書いているのか？

ではなく、相手がどう受け取るか？

で意味合いが変わってきます。

 

 

 

例えば、

怒っている・不機嫌なつもりはなくても、

あまりにそっけない文面では

相手はどう受け取るか？

思いを巡らせてみると

心地の良いコミュニケーションが

しやすくなると思います

 

 

 

気配りは想像力

 

 

 

いつも私が講座で伝えている言葉です。

 

 

 

 2. 時間管理と自己管理

 

 

 

 

在宅ワーク＝楽

では決してありません

 

 

 

お金をいただいて仕事を受ける以上、

お仕事のボリュームや

報酬の金額が少なかったとしても

プロとしての覚悟が必要です。

 

 

 

そんな中で、

在宅で仕事とプライベートを

うまく両立する必要があるからこそ、
時間管理が非常に重要

 

 

 

・スケジュール管理を徹底する

　∟1日の業務スケジュールを決めて、メリハリをつける

　∟タスクに優先順位をつけ、計画的に進める

 

 

 

・在宅ワークでも集中力を保つ工夫をする

　∟作業環境を整える（静かな場所、快適なデスクなど）

　∟仕事とプライベートを分ける自分なりのルールを作る

 

 

 

自分自身の体調や急用、

家族の体調不良などにより、

思うように仕事が進まないことも

どうしてもあると思います。

 

 

 

そのようなことに備えて、

常にスケジュールに余裕をもって

仕事を進めておくことも超・重要

 

 

 

万が一、期日に間に合わない、

ということがあれば、

その時こそ早めに状況と進捗を

伝えるように心がけましょう

 

 

 

時間を上手に

コントロールできるオンライン秘書は、

クライアントからの信頼も厚くなります

 

 

 

 3. 最後までやりきる努力ができる責任感

 

 

 

 

「責任感を持って仕事をすること」

は、オンライン秘書にとって

最も大切な資質のひとつ。



途中で投げ出さず、

最後までやり遂げることができるかどうか、

そしてやり遂げる努力ができるかどうかは、

クライアントが

「この人に仕事を任せて大丈夫！」

と思えるかどうかに直結します。

 

 

 

オンライン秘書チームで

お仕事を任せることができるかどうかも、

この点はとても大切な

判断のポイントとなります。

 

 

 

責任感のあるオンライン秘書とは？

 

 

 

・問題が起こっても最後まで対応する

　∟予期せぬトラブルにこそ冷静に対処

　∟ミスした時にはすぐに緊急対応策を考え、再発防止に努める

　∟クライアントと連携し、最善の解決策を考える

 

 

 

ミスやトラブルに対して

どのような考え方で対処するか？は、

その人の本質が見えてくる場面です。

 

 

 

逆の立場ならどう思う？

ここでも想像力を働かせながら、

冷静に、そして真摯に対応することが

その後のクライアントとの

信頼関係につながると思っています。

 

 

 

・「自分ごと」として仕事を捉える

　∟単なる事務作業ではなく、クライアントのビジネス成功を支える意識を持つ

　∟自分に期待されている役割や、任されている業務の意義を理解する

　∟仕事の背景を理解し、自分にできるより良い行動を考える

 

 

 

オンライン秘書＝単なる「作業代行」

という考え方では、

チャンスを広げたり、

収入をUPしていくことには

難しさを伴います。

 

 

 

オンライン秘書は、

クライアントの右腕となる存在。

 

 

今日お伝えした

3つのポイントを意識しながら

実際のお仕事を通じてスキルを磨けば、

信頼され、長く活躍できる

オンライン秘書になれますよ

 

 

 

一緒に頑張りましょうね

 

 

 

本日も最後までお読みいただき

ありがとうございました

 

 

 

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