書面で注意する効果

最初の注意

部下が問題行動を起こした際、最初は口頭で注意をすると思いますが、その「注意をした」という記録を書面で残している会社さんは少ないです。

問題行動が再度繰り返されたときや、今後紛争に発展した際には、この「注意した」という記録が効いてきます。

書面に記録する具体的な内容は、

などです。

問題行動が繰り返された場合は、口頭ではなく、書面でビシッと注意指導をします。
ここは面倒がってはいけません。遠慮してもいけません。

今後の紛争に備えて証拠を残すという理由もありますが、
書面で、別室で、注意指導をされると、ほとんどの人は「あ、やばい・・」と深刻に受け留め、いったんは改善されるからです。

そして、ほとんどのケースは、ここでなんとか改善されます。

とはいえ、人はなかなか変われないのも事実です。

注意指導をした当初は、「改善されたよ！」とうれしい報告を受けるのですが、
のちのち再発するケースは、時間が経つと元に戻り、ひと悶着起こした上で辞めていく、辞めてもらう、というパターンになります。

ここが一番キツイところです。

あくまで私見ですが、問題行動を繰り返すパターンは、大きく分けて次の2つが考えられます。

これらの対応策としては、これまで注意指導してきた証拠をもとに、

の場合は、こちらも法的に対応します。
の場合は、適性がないこと、このままだと全く評価されず、昇給や賞与も見込めないことなどを淡々と説明し、あなたに合った輝ける場所が他にもあるかもしれない、と転職を勧めます。
その後についてはケースバイケースで対応します。

問題行動を注意指導してきた証拠は、本人が変わるきっかけにもなりえますし、進退を決める時の大きなカギにもなります。

初回の口頭で注意する際にも、かならず注意指導した事実を記録しておいてください。
いつか、会社を救うときが来るはずですし、育成の一環にもなります。