12月に入りました。株式会社はこの亀谷です。
ワールドカップが始まっているようですが、まだ一試合も見ていません。。。
テレビ見ないもんって言ったら、abemaで見れますよ。
と返ってくるので、デバイスから解放されたコンテンツの自由化が進むなぁと思いながら、特に気にせずに生きています。
さて、本日は最近社内で若者向けに話をした
「オンライン会議」と「オフライン会議」との違い
について書いてみます。
オンライン会議が苦手という人は、是非ご覧ください。それでは、始めます。
まずは、「オンライン会議」と「オフライン会議」は何が違うのかを考える？
「オンライン会議」で上手く流れが作れない。
そんな風に感じたことはありませんか？
「オフライン会議」だったらもっとスムーズに進行出来るのに、なんで「オンライン会議」だと上手くいかないんだろう。
その疑問を解消するためには「オンライン会議」と「オフライン会議」の何が違うのかを考えなくてはいけません。
今日はそれを少しずつ解きほぐしてみます。
まず「オンライン会議」と「オフライン会議」との一番の違いは”場所”です。
「オフライン会議」は同じ場所にいますが、「オンライン会議」だと同じ場所にいません。
では、次に同じ場所にいないと何が違うのかを考えます。
同じ場所にいないと違うものは「知覚できる内容」です。
「オフライン会議」では、相手と同じ環境の中、五感全てを利用して参加できます。
「オンライン会議」では、視覚と聴覚以外は使えません。
人は空気を読む生き物ですので、視覚と聴覚しか使えないとコミュニケーションにおいて、圧倒的な情報不足を感じます。
また、「オンライン会議」では、場所という概念も失っているので、お互いの位置という情報も一緒に消えています。
「オフライン会議」では位置情報から結構な情報を得ています。
誰が偉いのか、誰に語りかけているのか、誰に質問しているかなどを位置と目線から読み取ることができます。
しかし「オンライン会議」では、みんながカメラを向いており、顔と名前がランダムに表示されているため、位置からの情報を失ってしまっています。
またマイクとスピーカーの問題で、同時に話せる人は基本1人と決まっているため、空気感が分からないまま話すタイミングを探りあわなくてはいけません。
位置情報と同一空間で得られるその他の情報を削ってしまうと、普段はそれらで補完されて何気なく省略している情報を、意識的に何かで補わないと、普段と同一のコミュニケーションは行うことができません。
だから「オンライン会議」を円滑に運営するポイントは、この失っている情報を理解し、言葉で補足することで、参加している人の頭の中に情報を足してあげる必要があるのです。
「オンライン会議」を円滑に運営するポイント
それを踏まえて「オンライン会議」への参加の仕方について考えてみます。
まずは始めに位置情報から得ていた階級的な情報を埋めるために、参加者一人一人のポジション理解を行います。
簡単な自己紹介から入ると良いでしょう。
次に進行役を決めます。これは主導権をとりたい人が買って出るべきです。
回し役が出来ると位置情報で失っていた場所などの情報を埋めることができます。
さらに話す人（プレゼンター）は、常に自分が誰に向かって話しをしているかという情報を言葉で補足します。
普段は目線で行えていることが、「オンライン会議」では出来ていません。
話す際はくどいほど誰に話しているかは明確にして、意見が欲しい場合には「●●さん、こちらはいかがでしょうか？」など相手を具体的に指名します。
あと画面共有に関しても、「オンライン会議」では、参加者が画面に映っていることもあり、フルサイズで映っていない可能性があります。そのため、普段よりも大きく表示する意識を持つと良いでしょう。
出来れば同じ社内で入っている人がいるのであれば、画面共有の際は見やすい、見えずらいをちゃんと伝えてあげるべきです。
ここまでやるだけでも、会議自体は円滑に行われるようになると思います。
あと1点気を付けるとすれば、会議に参加する人数です。
「オンライン会議」では、場所という制約がなくなった結果、会議に参加する人数が増えているような気がします。
しかし、不必要な人数で会議をする必要はありません。
ただでさえ状況把握がしにくい「オンライン会議」で人数が増えてしまうと、その分、頭の中で調整しないといけない情報量も増えてしまうので、出来る限りLOM（Listening Only Member）専の参加は減らすべきです。
「オンライン会議」は同じ空間にいないため、空気的なコミット感も薄れます。
終わったら議事録でしっかりTo Doやスケジュールなども確認しておきましょう。
「オンライン会議」「オフライン会議」それぞれの良さを理解して使い分けをしよう
ざっと違いとその対処方法について書きましたが、「オンライン会議」「オフライン会議」自体は所詮、会議の方法の一つに過ぎません。
本来は方法はなんでも良くて、「会議で何を決めたいか」という目的が優先されるべきです。
「オンライン会議」は、移動しなくて良いし、時間的にも効率的だ。
というのは簡単に理解できますが、そこで失ってしまっている情報量には必ず気を配っておきましょう。
それぞれの良さを理解しながら、「オンライン会議」「オフライン会議」を上手に使いこなし、決めるべき内容が効率良く審議される環境を構築できると良いですね。
それでは皆様、良い週末を！