最近、知り合いの総務部所属の方が法務部を立ち上げると聞きました。
その際、法務部として契約書の管理をする場合のオススメの方法があるのか？
と聞かれました。

これは法務部にとって悩みどころですよね～。
その後の業務効率に関わってきますから。

その方にも参考に当事務所の整理方法と過去に法務部の方からお聞きしたことがある整理方法をお教えしましたが、いい機会ですのでここにも書きたいと思います。


契約書等の整理については、
１．原本のファイリング方法
２．ファイリングした原本の検索データベース化
の段階に分かれます。


１．原本のファイリング
　部署ごとに保管の会社もあるようですが、一元化するためには法務部で保管した方が良いでしょう。


原本を保管する際
①取引先の社名（または社内で設定した取引会社番号等）で50音順にファイリングし保管する方法（同一会社のファイル内では契約の時系列順）
②社名を問わず締結した時系列順に保管する方法
③契約の種類ごとにファイリング
④契約の重要度ごとに分ける

など会社によって様々な方法で管理されてます。
　

　ファイリングは、すぐに仕分けられ、後に必要になった際、すぐに取り出せることが一番重要だと考えます。
　つまり、誰が仕分けても同じように仕分けられ、保管者以外の誰でも保管場所が明確にわかることが必要です。

　その観点からは
　③契約の種類で分けるとデメリットとして、専門的な知識がない方では種類の判別も難しくファイリングしづらいと考えられます。

　また、④契約の重要度という人によっては判断が分かれる可能性がある不明確な基準で分けるのはファイリングしずらく適当でないと思います。（取引額等基準が明確なものなら良いとは思いますが）


　よって、誰がファイリング・取り出ししても基準が明確なメリットがある上記①か②によるものが良いと考えられます。　

　しかし、これら①②にはデメリットもあります。
　ファイルが契約の種類ごとではないため、ファイルを参照しても他の会社との契約状況がわからない為、重複した契約を結んでしまったりすることがあります。

　①と②のどちらにするかに関してですが、
　②の時系列順は順に閉じていけば良いだけですのでファイリング・ファイルの取り出しが簡単ですが、同社の他の契約情報については把握しずらくなります。

　①ですとファイリングが②に比べ少し手間が掛かってしまいますが、会社ごとに情報を整理でき、同社に対する他の契約に関連した条項等も把握し易くオススメです。


２．ファイリングした原本の検索データベース化
については次回の記事で紹介します。

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